Démarche GPEC : par où commencer ?

– Ce contenu a été mis à jour le 9 avril 2024 –

La GPEC ou Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences est un processus RH de grande ampleur, qui permet à une entreprise de mieux connaître ses forces et faiblesses en place. Cette visibilité aide l’entreprise et le service RH à disposer des bonnes compétences au bon endroit et au bon moment, afin de répondre au mieux aux objectifs stratégiques. Mais par où commencer pour mettre en place une GPEC ? Quels outils déployer ? Ce guide vous accompagne dans votre démarche.

💡 La GPEC a été remplacée par la GEPP ! Retrouvez notre article plus récent à ce sujet :
Passer de la GPEC à la GEPP : tout ce que vous avez vraiment besoin de savoir.

Définition de la GPEC

“La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) est une méthode pour adapter – à court et moyen termes – les emplois, les effectifs et les compétences aux exigences issues de la stratégie des entreprises et des modifications de leurs environnements économique, technologique, social et juridique.”

Ministère du Travail

Concrètement, il s’agit donc d’une méthode pour adapter les emplois et les compétences à l’évolution de l’entreprise et de son environnement. Si par exemple, une innovation technologique bouleverse le marché sur lequel est positionné l’entreprise, la GPEC va permettre de rapidement identifier les compétences à acquérir par le biais de la formation ou du recrutement. Elle permet également de continuellement faire évoluer les postes (savoirs techniques et outils mis à disposition) et d’être en veille sur les métiers de demain.

Avec la GPEC, on peut aussi prévoir des départs à la retraite et lancer un plan de recrutement, identifier les compétences de ses collaborateurs et leurs axes d’amélioration, mettre en place un parcours de mobilité interne pertinent…

💡 La GPEC, une méthode obligatoire ? Depuis l’instauration de la loi de programmation pour la cohésion sociale en 2005, la GPEC est obligatoire en France pour les entreprises d’au moins 300 salariés et les groupes à dimension communautaire employant au moins 150 salariés. Plus précisément, c’est la négociation de la GPEC entre dirigeants et partenaires sociaux qui est obligatoire, et ce tous les 3 ans (source : CCI).

Etape 1 : Déployer les outils GPEC

Pour mettre en place une GPEC, il faut avant tout avoir la meilleure visibilité possible sur les postes et compétences dans votre entreprise. Voici les outils qui nous paraissent indispensables pour y parvenir.

La fiche de poste

Pour nous, elle est l’outil “point de départ”. La fiche de poste permet de prendre une photographie complète d’un poste : missions, activités, responsabilités, compétences, situation hiérarchique. Elle permet au collaborateur d’avoir une vision claire de ce qu’on attend de lui, au manager de faciliter l’organisation de son équipe, au RH d’avoir une vision d’ensemble des métiers et compétences de l’entreprise.

Nous mettons à votre disposition ce modèle de fiche de poste. Les compétences sont réparties en savoir, savoir-faire et savoir-être. En effet, les compétences techniques ne sont plus la seule norme, étant devenues rapidement obsolètes. Chaque métier nécessite également des connaissances et compétences cognitives (soft skills) particulières.

Pour rédiger les fiches de poste, nous vous conseillons de vous rapprocher de vos managers et de vos collaborateurs. Ils sont complémentaires car le collaborateur connaît exactement les tâches de son poste, et le manager a plus du recul sur les missions et compétences requises. Veillez à ce que ces fiches de poste soient mises à jour régulièrement, durant l’entretien individuel par exemple.

L’organigramme

L’organigramme d’entreprise permet d’avoir une vue d’ensemble des postes et de leurs interconnexions dans l’entreprise. C’est également un outil utile pour conserver une harmonie dans les postes et vérifier que les intitulés sont bien à jour. Chaque poste de votre organigramme doit avoir sa propre fiche de poste. Attention à bien garder cet outil à jour également.

L’entretien individuel

Vos fiches de poste sont créées : chaque collaborateur a donc maintenant une liste de compétences à maîtriser. Ce sont ces compétences que le manager va pouvoir évaluer durant l’entretien individuel, de préférence en croisant ces données avec l’auto-évaluation du collaborateur. Cette évaluation va permettre de remonter le niveau de chaque collaborateur sur les compétences requises pour le poste. C’est une base indispensable de la GPEC. Aujourd’hui des solutions existent pour permettre aux RH de se consacrer aux analyses des données et non à la ressaisie. C’est par exemple le cas de ces solutions de gestion des entretiens qui automatisent le traitement de la donnée issue des entretiens : un gain de temps considérable.

🛠️ Téléchargez notre trame d’entretien annuel qui permet d’effectuer cette évaluation croisée, en distinguant les savoirs, les savoir-faire et les savoir-être.

L’entretien professionnel

Obligatoire tous les deux ans, l’entretien professionnel a pour but de faire le point sur la carrière du collaborateur et son évolution. C’est un outil indispensable de la GPEC puisqu’il permet de mettre en lumière les souhaits du collaborateur : est-il épanoui dans son travail ? Quelle formation souhaiterait-il suivre ? Quelles sont ses envies d’évolution ? A-t-il besoin de réaliser un bilan de compétences ? Les réponses à ces questions vous permettront de construire votre plan de développement de compétences ainsi que votre stratégie de mobilité interne.

Lire aussi : 5 bonnes raisons de digitaliser vos entretiens

🛠️ Téléchargez notre trame d’entretien professionnel qui permet de préparer et restituer vos entretiens professionnels en conformité avec la réglementation.

Matrice de compétences

La matrice de compétences permet d’avoir un aperçu global des compétences au sein de votre entreprise. En un coup d’œil, vous pouvez voir quelles sont les compétences où le niveau d’expertise est globalement faible, et qui mérite des actions de formation. C’est également un outil GPEC pratique pour orienter votre recrutement ainsi que votre mobilité interne.

🛠️ Téléchargez notre exemple de matrice de compétences incluant la qualification « savoir, savoir-faire et savoir-être »

Pyramide des âges

La pyramide des âges est un outil GPEC précieux. Elle permet d’observer la répartition par âge et par sexe des effectifs de votre entreprise. La forme de la pyramide d’âge permet d’orienter vos décisions RH. Par exemple, une pyramide en forme de champignon révèle un âge moyen élevé dans l’entreprise. Dans ce cas précis, de nombreux collaborateurs expérimentés sont proches de la retraite. Il faut prévoir des transmissions de compétences ainsi que des remplacements par recrutement ou mobilité interne. 

Anticiper les départs vous permettra également d’accompagner vos collaborateurs proches de la retraite en leur proposant des temps partiels par exemple. Des formations existent pour mieux appréhender les départs et ne pas subir ce changement radical de vie.

🛠️ Téléchargez notre modèle de pyramide des âges

Étape 2 : Définir un plan d’action GPEC

Maintenant que vos outils de GPEC sont en place, vous disposez des informations suffisantes pour passer à l’action. Mais avant toute chose, il est indispensable de connaître les objectifs stratégiques de votre entreprise. En effet, ce sont ces objectifs qui vont guider votre démarche GPEC. Nous vous conseillons donc de réaliser votre plan d’action en collaboration directe avec votre direction.

🎯 Les OKR : la méthode idéale | La méthode des Objective Key Result est appliquée dans de plus en plus d’entreprises. Le principe est le suivant : chaque objectif donné à un collaborateur est rattaché à un objectif d’équipe, lui-même rattaché à un des objectifs stratégiques de l’entreprise. Ainsi, les collaborateurs savent exactement pourquoi ils travaillent. Les compétences servent donc directement un objectif d’entreprise. C’est une méthode idéale pour aligner les actions GPEC sur les objectifs stratégiques. Pour vous initier à la méthode des OKR, nous mettons à disposition un outil de création d’objectifs.

Votre entreprise souhaite diminuer ses coûts de recrutement ? Votre plan d’action va consister à mettre en place un parcours de mobilité interne efficace. Elle souhaite acquérir une nouvelle compétence ? Vous allez pouvoir réfléchir à un plan de recrutement ou des formations en interne, etc…

En règle générale, la GPEC va vous permettre d’optimiser de nombreux processus au sein de votre entreprise :

• Définir les besoins de formation
• Créer les profils de poste pour le recrutement
• Mettre en place un parcours de mobilité interne
• Connaître l’efficacité des formations suivies
• Anticiper les départs

La GPEC a également pour but d’anticiper l’obsolescence programmée des compétences et l’émergence des nouveaux métiers. Pour cela, nous vous conseillons vivement de vous rapprocher de votre OPCO. L’accompagnement des entreprises sur l’évolution des emplois et compétences fait en effet partie des nouvelles missions des Opérateurs de Compétences.

Étape 3 : Mesurer l’efficacité des actions mises en place

Qu’apporte la GPEC à votre entreprise ? C’est une question qu’il faut se poser régulièrement lorsqu’on lance un tel projet. Pour trouver les réponses, plusieurs moyens sont possibles :

Sonder vos managers et collaborateurs

Pour évaluer l’efficacité de votre GPEC, commencez par interroger les premiers intéressés : vos managers et collaborateurs. Vos managers trouvent-ils un intérêt dans la gestion des compétences ? Vos collaborateurs se sentent-ils mieux valorisés ? Leur employabilité est-elle renforcée ? En parallèle des échanges directs avec vos collaborateurs et manager, vous pouvez également lancer des enquêtes.

🛠️ Téléchargez notre modèle d’enquête d’engagement au format Google Forms.

Suivre les KPI RH

La Gestion Prévisionnelle des emplois et compétences génère de nombreuses données, que vous allez pouvoir analyser par la suite. Pour connaître l’efficacité de vos actions, il est capital de définir des indicateurs RH à suivre. Pour fixer vos KPI, nous vous invitons à à lire nos articles détaillés sur les principaux indicateurs des cinq grands domaines RH : marque employeur, recrutement, administration, formation, climat social.

Lire aussi l’article : Passer de la GPEC à la GEPP : tout ce que vous avez vraiment besoin de savoir.

La GPEC est une démarche importante et qui peut paraître vertigineuse pour une entreprise. C’est pourquoi il faut procéder étapes par étapes, sans vouloir tout mettre en place d’un seul coup. La difficulté réside ensuite dans la gestion des données : les tableurs excel et documents word n’étant pas interconnectés, le traitement peut s’avérer extrêmement chronophage. A terme, il sera essentiel de s’outiller de solutions digitales.