3 méthodes pour suivre l’intégration de vos nouveaux collaborateurs

Selon une étude de la DARES, un collaborateur sur trois quitte son entreprise durant les 12 premiers mois, souvent à cause d’une intégration négligée. Réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs est donc un enjeu crucial, et les RH s’emparent depuis peu du sujet. Dans cet article, nous vous proposons trois méthodes concrètes pour suivre, de manière collaborative, l’intégration de vos recrues.

Définition de l’onboarding

L’onboarding est un terme anglais qui signifie littéralement “embarquement”. Ce concept désigne tous les processus mis en place par une entreprise pour s’assurer que ses nouveaux collaborateurs soient bien intégrés dans l’entreprise. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’onboarding ne concerne pas uniquement la première semaine en entreprise. Cette phase démarre juste après le recrutement, et dure jusqu’à la fin de la période d’essai, voire plus loin. On distingue 3 phases d’onboarding : le pré-boarding, l’arrivée dans l’entreprise et le suivi.

Le pré-boarding

Le pré-boarding, correspondant à la période entre le recrutement et l’arrivée dans l’entreprise, est souvent délaissé par les entreprises. Pourtant, c’est une étape essentielle pour sécuriser le recrutement, évincer les éventuels doutes de la nouvelle recrue et lui faire sentir qu’elle fait déjà partie de l’entreprise. Pour cela, n’hésitez pas à créer des occasions de communiquer avec le nouvel arrivant : envoyez-lui un email de bienvenue, transmettez-lui ses premiers identifiants de connexion, mettez-le en relation avec son parrain (un contact privilégié dans l’entreprise qui l’accompagnera tout au long de son intégration)… Bref, faites-lui sentir qu’il est attendu ! Le pré-boarding est également le moment opportun pour préparer le poste de travail du nouveau collaborateur, son welcome kit, anticiper les tâches administratives…

L’arrivée dans l’entreprise

L’arrivée dans l’entreprise est une autre étape fondamentale. Tout le monde se souvient de son premier jour en entreprise ! Il est indispensable que le nouvel arrivant ne soit pas jeté dans le grand bain dès le début. Pour mettre votre collaborateur à l’aise, le café d’accueil avec l’équipe est un bon point de départ et permet de faire les présentations. Ce premier jour est le moment idéal pour lui donner toutes les informations pratiques qui lui serviront à l’avenir : tour des locaux, présentation des services (toilettes, douches, cantine…), distribution du badge et du welcome kit…La première semaine et le premier mois sont également importants : c’est la période où votre nouveau collaborateur va prendre ses marques et se former. Le programme doit donc être clairement défini.

Le suivi

La dernière phase de l’onboarding est le suivi. Selon le Figaro Recruteurs, seuls 35 % des cadres seulement bénéficient d’un entretien à mi-parcours, lors de leur période d’essai. Cet entretien visant à recueillir le rapport d’étonnement est pourtant capital ! Il permet de connaître les éventuels points de blocages du nouvel arrivant et d’y remédier rapidement. Le rapport d’étonnement et les entretiens de suivi peuvent être digitalisés avec une solution de gestion des entretiens.

Vous l’aurez compris, un processus d’onboarding clairement défini comporte de nombreuses “tâches”. Nous vous proposons 3 méthodes collaboratives pour vous assurer du suivi de leur exécution.

Méthode 1 : la checklist Excel / Google Sheet

Excel est un bon début pour suivre l’intégration de vos collaborateurs. Nous avons créé un modèle de checklist pour vous faire gagner du temps. Cet outil contient une colonne afin de définir les rôles de chacun dans l’exécution des tâches (qui envoie le mail de bienvenue, qui est le parrain, qui prépare le welcome kit…). Nous vous invitons bien sûr fortement à personnaliser cette checklist, qui a surtout pour objectif de vous servir de source d’inspiration.

Pour rendre cet outil collaboratif, nous avons créé un exemplaire au format Google Sheets. Ainsi, chacune des parties prenantes peut accéder au fichier et cocher les cases correspondantes à ses missions.

Méthode 2 : le système de cartes avec Trello

Trello est un outil de gestion de projets gratuit. Son système de listes et de cartes permet de voir en un coup d’œil où en sont vos nouvelles recrues de leur processus d’intégration. C’est un outil collaboratif et vous pouvez inviter les membres que vous souhaitez dans votre équipe.

Étape 1 : Créez votre compte

Cela ne prend que quelques secondes. Au moment où Trello vous propose une offre payante, vous pouvez la refuser et continuer sur la version gratuite.

Étape 2 : Créez votre équipe

C’est ici que vous allez pouvoir inviter les membres de l’équipe : le manager de la nouvelle recrue, son parrain, la personne en charge de la paie… Vous pouvez à tout moment ajouter d’autres membres à l’équipe.

Étape 3 : Utilisez notre modèle de tableau

Pour vous simplifier la vie, nous avons conçu un tableau d’onboarding Trello. Pour l’utiliser, il vous suffit de l’ouvrir, puis de le copier en cliquant sur Afficher le menu > Plus > Copier le tableau.

Une carte correspond à une nouvelle recrue. Dans notre tableau, nous prenons l’exemple de Julie Lopez. Lorsqu’une action est terminée, il vous suffit de glisser la carte dans la colonne (également appelée liste) de droite. Certaines actions, comme “Préparation du poste de travail”, contiennent plusieurs sous-tâches. Ces sous-tâches sont contenues directement dans la carte. Lorsque toutes ces sous-tâches sont accomplies, vous pouvez glisser la carte dans la liste suivante.

Pour ne pas avoir à saisir à nouveau les sous-tâches lorsque vous créez une carte, vous pouvez utiliser le système de modèle de carte. Lorsque vous avez défini une carte type, il vous suffit de la transformer en modèle, puis de créer une autre carte à partir de ce modèle.

Méthode 3 : Utiliser une solution d’onboarding

La 3e méthode consiste à utiliser une solution RH d’onboarding. Ces solutions permettent de formaliser votre processus d’onboarding, en harmonie avec votre culture d’entreprise. Elles ont également le mérite de vous envoyer des rappels pour ne rien oublier, et d’automatiser certaines actions comme :

• récupérer les scans de documents (carte d’identité, attestation de sécurité sociale…)
• transférer les informations aux équipes IT
• collaborer avec le manager pour valider le planning d’intégration
• préparer les identifiants pour accéder aux divers outils
• intégrer les parties prenantes à rencontrer
• présenter l’entreprise et ses valeurs
• affecter des rôles aux parrains
• présenter l’équipe avant l’arrivée
• récolter du feedback sur le process d’intégration

Généralement, ces solutions comprennent un accès pour le nouvel arrivant, qui va pouvoir accéder aux informations dont il a besoin en toute autonomie alors qu’il n’est même pas encore arrivé dans l’entreprise. Ces solutions s’avèrent très pratiques, surtout dans ce contexte de crise sanitaire où l’accueil, souvent, ne peut plus se faire en présentiel. 

Nous espérons que cet article vous sera utile pour mettre en place ou améliorer votre processus d’onboarding. Si vous avez la moindre question sur une de ces méthodes, n’hésitez pas à la poster en commentaires 👇