Formation en situation de travail et AFEST : avantages, enjeux et bonnes pratiques

La loi Avenir du 5 septembre 2018 a conduit à une profonde réforme de la formation professionnelle. Le législateur a institué l’action de formation en situation (AFEST) en précisant le cadre et la méthodologie de celle-ci. L’objectif affiché est alors d’impacter davantage les pratiques de formation en instituant la possibilité de suivre une formation en situation de travail.

Cependant, alors même que toutes les entreprises s’accordent sur la nécessité d’intensifier le côté pratique des formations, les formations en situation de travail sont encore trop peu mises en place. 

Qu’est-ce que la formation en situation de travail ? Quelles différences y a-t-il entre celle-ci et l’AFEST ? Quels sont les avantages à les déployer plus largement ? Enfin, comment en tirer le meilleur profit en maximisant le retour sur investissement (ROI) de ce type de formation ? 

Formation en situation de travail et AFEST : de quoi s’agit-il ?

Une formation en situation de travail ne relève pas toujours d’une AFEST

S’il est admis que, tout au long de son parcours en entreprise, le salarié acquiert de nouvelles compétences et connaissances, ce serait une erreur de réduire l’action de formation en situation professionnelle (AFEST) à une acquisition informelle de savoirs. Il ne s’agit pas d’apprendre sur le tas, ce qui à terme pourrait nuire à un bon apprentissage ou encore à la motivation du salarié. 

En effet, l’AFEST répond à une méthodologie et un cadre précis. C’est avant tout une formation dont la pédagogie se base essentiellement sur le travail lui-même.

L’AFEST répond à des critères définis par la loi

Le décret n°2018-1341 du 28 décembre 2018 dresse le cadre légal de l’action de formation pouvant être qualifiée d’AFEST. Cette dernière devra répondre à quatre critères : 

• 1° L’analyse de l’activité de travail pour, le cas échéant, l’adapter à des fins pédagogiques
• 2° La désignation préalable d’un formateur pouvant exercer une fonction tutorale
• 3° La mise en place de phases réflexives, distinctes des mises en situation de travail et destinées à utiliser à des fins pédagogiques les enseignements tirés de la situation de travail, qui permettent d’observer et d’analyser les écarts entre les attendus, les réalisations et les acquis de chaque mise en situation afin de consolider et d’expliciter les apprentissages
• 4° Des évaluations spécifiques des acquis de la formation qui jalonnent ou concluent l’action.

La méthodologie de l’AFEST

L’AFEST se caractérise par :

• L’alternance de mises en situation au cours desquels l’apprenant met en pratique les tâches à accomplir
• Puis analyse et s’améliore grâce au retour de son formateur.

Avantages et inconvénients de l’AFEST

Les avantages de l’AFEST pour l’entreprise

Pour l’entreprise, la mise en place d’une AFEST permet de : 

• Optimiser l’efficacité pédagogique avec des formations 100% opérationnelles et en phase avec la réalité du terrain
• Flexibiliser la formation : dans un souci d’efficacité, il est souvent préférable pour l’entreprise d’opter pour une formation d’une heure par semaine plutôt que cinq jours par an, plus difficile à rendre concrète. 
• Limiter les coûts de déplacement et d’hébergement, ainsi que les coûts de remplacement du salarié absent pour suivre la formation hors locaux de l’entreprise
• Personnaliser la formation : Lors d’une AFEST, le formateur-tuteur s’appuie sur la situation de travail existante et les compétences de l’apprenant pour proposer une formation 100% adaptée à ce dernier. 
• Synchroniser la formation : Les formations autres que des AFEST peuvent n’être pas adaptées à l’avancement des apprenants. Cela peut conduire à une perte de temps qui va justement à l’encontre de l’objectif de toute formation.

Les avantages de l’AFEST pour les salariés

L’AFEST présente des avantages indéniables pour le salarié. Parmi ces avantages, on peut citer : 

• La responsabilisation de l’apprenant : L’un des plus gros écueils des formations réside souvent dans le fait que l’apprenant reste en marge de l’acquisition de nouvelles compétences. C’est justement dans le fait d’être proactif dans les apprentissages que réside la valeur ajoutée de l’AFEST. 
• La montée en compétences régulière : Les évolutions du marché de l’emploi et des méthodes de travail obligent les salariés à actualiser en permanence leurs compétences. C’est également un moyen indéniable de maintenir son employabilité. 
• L’augmentation de la confiance vis-à-vis de sa direction : Le déploiement d’une AFEST implique une discussion sans filtre entre le salarié et son manager-formateur. Cela contribue donc à faire évoluer positivement la relation manager-formateur et collaborateur-apprenant. 
• Interroger les pratiques existantes et parfois informelles : Lors de la phase réflexive qui précède l’AFEST, chacun est amené à apporter sa pierre à l’édifice. Il s’agit donc à la fois de capitaliser, mutualiser puis d’homogénéiser les pratiques pour ne retenir que les meilleures.   

Les inconvénients des formation AFEST

La réussite d’une AFEST dépend en grande partie de deux éléments : 

• Le temps que les membres de l’entreprise sont prêts à investir
• La situation de travail elle-même qui ne se prête pas toujours à ce type d’action de formation. 

Le temps

Pour maximiser les chances de réussite d’une AFEST, il est important d’y consacrer du temps et surtout de voir celui-ci comme un investissement. La phase de réflexion se révèle donc comme déterminante. L’AFEST est également un signal fort à destination des salariés qui, à l’issue de ce type de formation, sont souvent plus motivés et engagés. 

La situation de travail

Toutes les situations, ni tous les métiers, ni même tous les profils ne sont adaptés à l’AFEST.  Certaines situations de travail ne laissent par exemple pas de place à l’erreur. C’est le cas notamment de secteurs comme le nucléaire, la sécurité ou bien la santé dans lesquels des erreurs peuvent avoir des conséquences dramatiques. La solution réside alors dans le fait de concevoir des situations d’apprentissage reproduisant le plus fidèlement possible la réalité du terrain et dans laquelle l’erreur ne porte pas préjudice.

L’enjeu déterminant de l’AFEST : maximiser le ROI de la formation 

Comprendre le ROI d’une formation

Le ROI correspond à l’acronyme Return On Investments, autrement dit le retour sur investissement. Le ROI d’une formation se calcule selon une formule simple : diviser le bénéfice par le coût. En théorie, cela signifierait donc être capable de mesurer précisément le gain généré par la formation, ce qui est parfois relativement compliqué. 

ROI et ROE : quelle différence ? 

LE ROI s’attache à analyser les résultats chiffrés obtenus à l’issue de la formation. Quant au ROE (return on equity), il s’agit d’une approche plus qualitative de la formation avec un focus mis en premier lieu sur les attentes. Le ROE s’avère une alternative à l’indicateur ROI avec une démarche qui met l’accent sur des critères d’évaluation définis en aval. L’objectif est alors de parvenir à bien définir les véritables attentes plus ou moins implicites pour mieux évaluer l’impact final de la formation suivie.    

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Les 3 bonnes pratiques à adopter pour maximiser le ROI d’une formation AFEST

Parmi les bonnes pratiques à adopter pour maximiser le ROI de ce type de formation, nous vous recommandons de : 

• Créer des automatismes sur le poste de travail ; 
• Investir dans des formations favorisant le passage à l’action ;
• Mettre en place un référent AFEST. 

Créer des automatismes sur le poste de travail 

Pour que le retour sur investissement d’une formation soit maximal, l’apprenant doit pouvoir transposer ses connaissances et compétences en situation de travail. Par conséquent, seule une formation guidant ses apprenants à une mise en application effective permet l’optimisation du ROI. 

En matière d’AFEST, l’environnement de travail habituel joue un rôle crucial dans le fait d’implémenter et d’acquérir durablement des nouvelles compétences. En effet, le stress, les deadlines habituels, le partage avec les autres collègues ont un impact sur le ROI de la formation. 

Investir dans des formations favorisant le passage à l’action

Les habitudes peuvent se révéler particulièrement difficiles à remettre en question. Or, ces mêmes habitudes se révèlent parfois préjudiciables à un véritable passage à l’action et donc nuisent à l’amélioration du ROI d’une formation. 

Pour agir durablement et bousculer des habitudes parfois bien ancrées, il convient d’investir en priorité sur des formations favorisant le passage à l’action. Pour cela, vous pouvez par exemple : 

• Détailler les connaissances et compétences à acquérir sous forme de défis facilement actionnables. Toute action de formation pose un objectif final. Pour rendre celui-ci moins difficile à atteindre notamment lors d’une AFEST, il convient donc de détailler les points d’étapes à valider pour atteindre sereinement l’objectif initialement défini. 
• Mettre l’apprenant au centre de l’apprentissage afin de faire en sorte qu’il en soit acteur : la personnalisation de la formation est un élément central des actions de formation en situation de travail. Cette personnalisation en fonction des besoins réels de l’apprenant améliore sensiblement l’implication individuelle et le sentiment de reconnaissance de ce dernier. 
• Limiter dans le temps la formation : Cette action simple permet de donner de la perspective à l’apprenant. Elle lui permet en outre d’imaginer plus facilement les bénéfices de son implication dans la formation. 
• Miser sur le collectif : La réussite d’une entreprise est une aventure collective au cours de laquelle chacun apporte sa pierre à l’édifice. La formation en situation de travail n’échappe pas à la règle. Il convient donc de faire preuve de pédagogie en explicitant en amont de la formation les raisons qui poussent vers celle-ci. Par la suite, le collaborateur ayant bénéficié de la formation aura plus de facilité à faire accepter les changements éventuels qu’il souhaite implémenter.  

Mettre en place un référent AFEST

L’AFEST répond à un certain formalisme, ce qui signifie qu’un encadrement pédagogique précis conditionne sa réussite. Pour cela, la mise en place d’un référent AFEST dans l’entreprise constitue sans nul doute, une étape déterminante pour maximiser le ROI de ce type de formation. 

Le référent AFEST devra : 

• Comprendre le dispositif de formation AFEST tout en ayant pris la mesure de ses enjeux dans le cadre de l’entreprise ; 
• Structurer la démarche et les outils de l’AFEST à travers le bon équilibre entre l’analyse du travail en amont puis l’analyse de ce dernier durant le parcours de formation ; 
• Cadrer dans un processus défini le champ d’intervention de chacun et les attendus. 

Le référent AFEST peut être externe ou interne. Si c’est cette dernière option qui est retenue, le collaborateur choisi devra être bien conscient de ce que cela implique. Il devra également avoir des connaissances et compétences en ingénierie pédagogique suffisantes. 

Il est donc souvent pertinent de former justement le collaborateur à cette posture de formateur et les connaissances indispensables pour mener à bien l’AFEST. 

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• L’accompagnement de vos projets de formation pour maximiser l’obtention de résultats concrets. 

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Le mot de la fin

Pour conclure, l’action de formation en situation de travail se révèle comme étant bien plus qu’une simple action de formation. En effet, derrière celle-ci, ce sont des problématiques plus larges qui se posent pour l’entreprise. Ces problématiques sont celles de l’engagement collaborateur, de la culture d’entreprise et plus globalement encore de la nécessité pour chacun de retrouver du sens dans son travail au quotidien.