La perte des savoirs, un risque majeur pour les entreprises
Saviez-vous qu’un salarié sur quatre en France a plus de 55 ans ? D’ici 2030, ce sont des centaines de milliers de collaborateurs qui partiront à la retraite, emportant avec eux des savoirs critiques et souvent non formalisés.
Ajoutez à cela un turnover croissant, une génération Z plus mobile, et des métiers qui évoluent à grande vitesse sous l’effet du numérique, des nouvelles réglementations ou encore des enjeux RSE.
Le résultat ? 👉 Chaque départ non anticipé, chaque compétence non transmise coûte du temps, de l’efficacité, de la qualité et de la compétitivité à l’entreprise.
Comment éviter de perdre ces savoir-faire précieux ? Comment garantir la pérennité des expertises métiers et ne plus dépendre d’une seule personne pour faire tourner une activité clé ?
➡️ C’est tout l’enjeu du Knowledge Management (KM) : une démarche structurée pour préserver, valoriser et transmettre les savoirs qui font la richesse de vos équipes, et transformer ce risque en levier de performance collective.
Pour aller plus loin : nous vous proposons un livre blanc pour impliquer les experts métiers dans la formation des collaborateurs ?
1. Le Knowledge Management (KM), c’est quoi concrètement ?
Le Knowledge Management (KM), ou gestion des connaissances, désigne toutes les démarches mises en place pour repérer, organiser, valoriser et transmettre les savoirs et savoir-faire essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise.
👉 Ce n’est donc pas seulement une affaire de « connaissances théoriques », mais aussi de compétences pratiques.
🎯 Quelle différence entre savoir, savoir-faire et compétence ?
- Le savoir, ce sont les connaissances théoriques que l’on détient : « Je connais les règles de sécurité sur un chantier », « Je connais les étapes d’un processus qualité ».
- Le savoir-faire, c’est la mise en pratique de ces connaissances : « Je sais appliquer les règles de sécurité sur ce type de chantier complexe », « Je sais ajuster une machine qui dysfonctionne ».
- La compétence, c’est l’ensemble mobilisable dans une situation : savoir + savoir-faire + posture.
➡️ Le Knowledge Management s’intéresse à la fois aux savoirs et aux savoir-faire, car l’un sans l’autre n’a que peu de valeur pour l’entreprise.
Exemple concret :
- Connaître la procédure (savoir) ne suffit pas si on ne sait pas comment l’appliquer sur le terrain (savoir-faire), surtout face aux imprévus.
⚙️ Quels types de savoirs gère-t-on avec le Knowledge Management ?
On distingue deux grandes catégories :
- Les savoirs explicites : ➡️ Ce sont les savoirs faciles à formaliser : procédures, guides, manuels, check-lists.
Exemple : « La procédure pour valider une commande client ». - Les savoirs tacites : ➡️ Ce sont les savoirs issus de l’expérience, souvent non écrits et difficiles à transmettre.
Exemple : « Le geste précis pour ajuster une machine », « L’astuce pour négocier avec un client difficile ».
✅ Pourquoi le Knowledge Management est essentiel ?
Parce que :
- La plupart de ces savoirs et savoir-faire vivent dans la tête des collaborateurs expérimentés.
- Ils sont souvent invisibles et non formalisés.
- Et ils risquent de disparaître avec le départ d’un salarié (retraite, mobilité, démission).
👉 Le Knowledge Management permet d’éviter ces pertes, de les structurer et de les rendre accessibles pour tous.
🔗 Et après ?
➡️ Dans la suite, on verra pourquoi ce sujet devient critique aujourd’hui et comment commencer une démarche efficace pour ne plus perdre vos savoirs métiers.
2. Pourquoi le Knowledge Management est devenu une priorité stratégique ?
Aujourd’hui, les entreprises font face à une perte massive et silencieuse de leurs savoirs. Pourquoi ?
✅ 1. Le départ massif des seniors : une vague annoncée mais mal anticipée
D’ici 2030, près d’un salarié sur quatre sera parti à la retraite.
Parmi eux, les experts métiers, ceux qui détiennent des savoirs critiques non écrits nulle part.
Exemple : Le technicien capable de dépanner une machine complexe sans mode d’emploi, ou le chef de projet qui connaît les « astuces » pour gérer un client stratégique.
➡️ Sans transmission, ces savoirs disparaissent.
👉 Conséquences : pertes de qualité, délais rallongés, coûts supplémentaires (erreurs, formation urgente de remplaçants).
⚒️Outil RH GEPP : pyramide des âges
✅ 2. Un turnover croissant : des savoirs qui partent avec les salariés
Les nouvelles générations (Gen Z, Y) changent d’emploi plus vite : un salarié reste en moyenne moins de 5 ans dans une entreprise.
➡️ Résultat : les savoirs accumulés ne sont jamais capitalisés ni transmis.
Exemple : Un chef de projet IT part avec toutes les informations clés sur les spécificités techniques d’un client, sans avoir documenté son expertise.
👉 Sans Knowledge Management, l’entreprise recommence à zéro à chaque départ.
✅ 3. Des métiers de plus en plus complexes et évolutifs
Le développement des technologies, la digitalisation, la réglementation : les métiers évoluent plus vite que jamais.
➡️ Les salariés doivent monter en compétences rapidement, mais comment progresser si les savoirs métiers ne sont pas accessibles ?
Exemple : un nouveau manager qui doit gérer une équipe sans transmission des pratiques RH spécifiques à l’entreprise (gestion des conflits, rituels d’équipe).
👉 Sans KM, la montée en compétences est freinée.
✅ 4. Des enjeux accrus de qualité, sécurité et conformité
Dans certains secteurs (industrie, santé, BTP, finance), ne pas transmettre les savoirs peut générer des risques majeurs :
- Erreurs de production,
- Non-respect des normes qualité,
- Problèmes de sécurité,
- Non-conformité aux exigences réglementaires.
Exemple : oublier une étape clé dans la fabrication d’un produit médical faute de savoir partagé.
👉 Le Knowledge Management devient une garantie de qualité et de conformité.
📊 Chiffre clé à retenir :
👉 Jusqu’à 30 % des savoirs critiques peuvent être perdus lors d’un départ non anticipé (source : OCDE).
💡 Bref, ne pas structurer les savoirs, c’est prendre le risque :
- De perdre ce qui fait la valeur de vos équipes.
- D’allonger les délais et les coûts.
- De fragiliser la qualité et la sécurité de vos services.
➡️ Le Knowledge Management n’est plus une option, c’est une nécessité.
3. Pourquoi la transmission des savoirs échoue (encore) dans beaucoup d’entreprises ?
Même quand l’importance de la transmission est reconnue, beaucoup d’entreprises peinent à la mettre en œuvre concrètement. Voici pourquoi :
❌ 1. Les experts métiers n’ont pas le temps pour transmettre
Le quotidien prend le dessus : gestion des urgences, surcharge de travail, objectifs opérationnels.
➡️ Résultat : les savoirs restent dans leur tête, non formalisés.
Exemple : Un responsable maintenance connaît toutes les pannes récurrentes et leurs solutions, mais n’a jamais pu transmettre ces informations à son équipe par manque de temps.
👉 Conséquence : quand il s’absente, plus personne ne sait quoi faire.
❌ 2. Aucun outil simple pour capturer et partager les savoirs
Les savoirs sont parfois partagés… mais dans des échanges informels, des mails, des fichiers non accessibles à tous.
➡️ Sans plateforme ou espace centralisé, impossible de retrouver l’information quand on en a besoin.
Exemple : Un nouveau collaborateur qui perd des heures à chercher une information que « quelqu’un sait quelque part », mais sans savoir où la trouver.
👉 Conséquence : perte de temps, d’efficacité, frustration des équipes.
❌ 3. Une culture du partage insuffisante (voire absente)
Dans certaines entreprises, les savoirs sont vus comme un « pouvoir » : « si je suis le seul à savoir, je suis indispensable ».
➡️ Sans reconnaissance officielle de la transmission comme une valeur, les collaborateurs ne partagent pas spontanément.
Exemple : Un commercial expérimenté qui garde pour lui ses meilleures techniques de négociation.
👉 Conséquence : dépendance à quelques profils, perte de savoirs clés en cas de départ.
❌ 4. Des informations dispersées, sans méthode pour structurer
Même quand on essaie de capitaliser, les contenus s’empilent sans logique :
- Dossiers partagés désorganisés,
- Documents obsolètes,
- Savoirs éclatés entre différents services.
Exemple : Des procédures différentes selon les équipes, parfois contradictoires.
👉 Conséquence : perte de repères pour les équipes, erreurs, baisse de qualité.
🚨 Le résultat de ces freins ?
- Une perte massive et silencieuse de savoirs.
- Une dépendance à quelques « experts maison ».
- Des collaborateurs en difficulté face à des situations imprévues.
✅ La bonne nouvelle ?
➡️ Il est possible de surmonter ces freins avec une méthode structurée et les bons outils.
C’est ce qu’on va voir dans la prochaine partie : comment construire une démarche efficace de Knowledge Management.
4. Comment structurer une démarche de Knowledge Management (KM) efficace ?
Mettre en place une démarche de transmission des savoirs peut paraître complexe. Pourtant, en s’appuyant sur les bons outils RH (GEPP, entretiens, référentiels) et une méthode simple, c’est possible.
Voici 4 étapes concrètes pour démarrer une vraie stratégie de Knowledge Management :
✅ 1. Identifier les savoirs et savoir-faire critiques grâce à la GEPP
Première étape : repérer les connaissances clés qu’on ne peut pas se permettre de perdre.
➡️ C’est le rôle de la GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels).
Questions à se poser :
- Quelles compétences sont essentielles à la continuité d’activité ?
- Quels savoirs et savoir-faire ne sont détenus que par une ou deux personnes ?
- Quels métiers vont évoluer ou disparaître dans 3 à 5 ans ?
Exemple : Le « réflexe sécurité » d’un conducteur de machine, le savoir-faire relationnel d’un commercial sur un compte clé.
🛠️ Outils RH associés :
- Cartographie des emplois et compétences.
- Analyse des risques de perte de savoirs (mobilité, retraite, départs).
- Voir notre dossier GEPP
✅ 2. Intégrer la transmission dans les évaluations et parcours de compétences
La transmission des savoirs doit devenir une compétence à part entière, évaluée et reconnue.
➡️ Lors des entretiens annuels ou professionnels, il est essentiel de poser la question de la capacité à transmettre.
Exemple de niveaux de maîtrise pour une compétence :
- Je découvre.
- Je maîtrise.
- Je forme les autres.
- Je transmets et j’accompagne (niveau expert et formateur interne).
💡 Objectif : Identifier les collaborateurs capables de former et accompagner leurs collègues.
🛠️ Outils RH associés :
- Référentiels de compétences intégrant la dimension transmission.
- Grilles d’évaluation en entretien.
- Plan de développement des compétences.
Ne pas manquer ce guide : impliquer les experts métiers dans la formation et retrouvez tous nos outils RH liés aux entretiens et notre matrice de compétences pour vous accompagner dans la démarche.
✅ 3. Mettre en place des formats simples et adaptés à la transmission
Pour lever les freins, il faut faciliter la vie des experts métiers :
➡️ Utiliser des formats rapides, concrets et accessibles.
Exemples de formats :
- Capsules vidéo (3-5 minutes) : un expert explique un savoir-faire précis.
- Fiches pratiques, checklists : gestes métiers, astuces.
- Retours d’expérience : bonnes pratiques, erreurs à éviter.
- Binômes ou tutorat : transmission terrain.
Clé de réussite : outiller les experts avec des solutions simples (plateforme collaborative, outil de captation vidéo).
🛠️ Outils RH associés en fonction des besoins attendus :
- Outils de Knowledge Management / plateformes de partage.
- LMS (Learning Management System) ou intranet avec espace savoirs.
- Programmes de tutorat ou mentoring.
Retrouvez des solutions RH dans notre marketplace pour vous accompagner. Vous avez une recherche précise et besoin d’un accompagnement pour identifier la solution vous pouvez nous adresser un mail contact@laboiteaoutilsdesrh.fr
✅ 4. Valoriser et récompenser la transmission dans les parcours professionnels
Transmettre doit devenir un objectif valorisé et intégré aux parcours :
➡️ Cela doit apparaître :
- Dans les fiches de poste (« Accompagne et forme ses pairs »).
- Dans les critères d’évolution professionnelle (ex : devenir manager ou référent).
💡 Exemple : Un expert technique qui accepte de partager ses savoir-faire peut accéder à un rôle de référent, formateur ou mentor reconnu.
👉 Résultat : Un cercle vertueux où la transmission devient une source de reconnaissance et de progression.
🛠️ Outils RH associés :
- Fiches de poste.
- Parcours d’évolution interne.
- Entretiens
⚙️ En résumé : une méthode progressive et réaliste
| Étape | Objectif | Outils RH associés |
| Identifier les savoirs critiques | Sécuriser les savoirs clés pour l’activité | GEPP, cartographie compétences |
| Évaluer la capacité à transmettre | Repérer les futurs « passeurs de savoirs » | Référentiels de compétences, entretiens |
| Mettre en place des formats adaptés | Faciliter la transmission au quotidien | Capsules vidéo, fiches, tutorat, outils KM |
| Valoriser la transmission | Créer une culture du partage | Fiches de poste, parcours, reconnaissance |
5. Pour aller plus loin
Cet article vous donne les grandes étapes pour amorcer une démarche de Knowledge Management.
Mais si vous souhaitez passer à l’action concrètement, ne rien oublier, et gagner du temps, découvrez ce livre blanc complet sur la transmission des savoirs.
📘 Au programme de ce guide pratique :
- Les 5 étapes pour structurer une démarche de Knowledge Management efficace.
- Comment intégrer la transmission dans la GEPP, les entretiens et la gestion des compétences.
- Des formats concrets pour capturer et diffuser les savoirs (vidéo, tutorat, fiches pratiques…).
- Des exemples de réussites et de pièges à éviter.
- Une checklist actionnable pour démarrer immédiatement.
🎯 Un guide conçu pour :
- Les RH qui veulent structurer la gestion des savoirs.
- Les managers confrontés au départ d’experts ou à l’arrivée de nouvelles équipes.
- Les dirigeants qui veulent pérenniser les compétences stratégiques de leur entreprise.
💡 Besoin d’outils concrets pour vous aider à formaliser, transmettre et suivre ?
Découvrez notre sélection de solutions sur la marketplace RH :
➡️ Outils de GEPP, référentiels de compétences, plateformes de Knowledge Management, LMS…
✅ en résumé, pourquoi structurer la transmission des savoirs dès maintenant ?
- Pour préserver votre capital immatériel et vos savoir-faire clés.
- Pour sécuriser votre activité face aux départs et évolutions métiers.
- Pour favoriser la montée en compétences rapide de vos équipes.
- Pour rester compétitif et innovant.
➡️ Parce qu’un savoir non transmis est un savoir perdu. Et qu’il existe aujourd’hui des méthodes simples pour l’éviter.
