Les élections professionnelles CSE demeurent un événement clé dans la vie d’une entreprise. Ayant lieu tous les 4 ans, elles ont pour but d’élire les représentants des salariés au sein du Comité Social et Economique (CSE). Toutes les structures de 11 collaborateurs et plus, ont pour obligation légale de procéder à leur organisation. L’objectif des élections professionnelles du CSE reste d’instaurer une représentativité égalitaire entre les différentes parties prenantes de l’entreprise, en vue d’un dialogue social de qualité. Ainsi, elles contribuent à créer et à pérenniser un climat social favorable à la négociation des futurs accords collectifs.

Organiser les élections professionnelles est un processus relativement long et rigoureux qui peut être vécu par les ressources humaines comme un véritable casse-tête. C’est pourquoi La Boîte à Outils des RH vous a concocté un guide pratique des élections professionnelles CSE 2023. Adapté à toutes les entreprises de droit privé, celui-ci se veut simple et concis !

Comment calculer les effectifs ? Comment organiser concrètement les élections professionnelles ? Comment se déroulent les 1er et 2nd tour de scrutin ? Comment procéder au vote ?… Préparez vous un café, c’est ce que nous allons voir ensemble durant ces 10 prochaines minutes !

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Quel est le rôle et l’importance du CSE ?

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises de 11 salariés minimum doivent disposer d’un Comité Social et Économique. En effet, la réforme concernant la réorganisation du dialogue social en entreprise a statué en faveur de la fusion des trois anciennes instances CE, DP, CHSCT. C’est dans ce contexte que le CSE a vu le jour.

La responsabilité du CSE ainsi que son périmètre d’action varient en fonction de la taille de votre entreprise.

🟡 – de 50 salariés : le CSE a pour mission d’informer. Il doit porter à la connaissance de l’employeur les revendications individuelles et collectives relatives au respect du droit du travail au sein de l’entreprise.

🔵 50 salariés et + : au-delà de son rôle d’information, le CSE dispose d’un droit de consultation qui intervient en amont des prises de décisions majeures telles que :

L’orientation stratégique de l’entreprise,
la situation économique et financière de l’entreprise,
la politique sociale,
les conditions de travail des salariés.

Il dispose par ailleurs d’un budget alloué aux activités sociales et culturelles.

🟣 Quel que soit l’effectif, le CSE bénéficie également d’un droit d’alerte fondamental. Les membres de cette instance peuvent y avoir recours lorsqu’ils constatent une atteinte aux droits des salariés. Il peut s’agir d’un contexte compromettant manifestement la santé physique ou morale d’un collaborateur, ou menaçant sa sécurité dans l’exercice de ses fonctions (harcèlement moral, agression physique, environnement de travail dangereux…).

Le contre-pouvoir qu’incarnent les représentants du personnel au sein du CSE demeure indispensable. Il permet en effet de garantir le respect des droits des salariés, mais aussi d’assurer un équilibre dans les relations entre collaborateurs et employeurs.

Mise en place du CSE : comment calculer les effectifs ?

Afin de savoir si vous devez instaurer un CSE au sein de votre entreprise, nous vous invitons à procéder au calcul de votre effectif sur les douze derniers mois. Conformément à l’article L. 2311-2 du Code du travail, seules les entreprises dont l’effectif est égal ou supérieur à 11 salariés durant 12 mois consécutifs doivent mettre en place un CSE.

Le calcul de cet effectif prend en compte le nombre d’ETP (équivalent temps plein) sur les 12 derniers mois.

✅À comptabiliser :

Les CDD,
les CDI,
les temps partiels (peu importe la nature du contrat),
les personnes en arrêt ou dont le contrat est suspendu,
les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure,
les salariés intérimaires,
les contrats intermittents.

👉 À noter : les salariés en période d’essai, mentionnés dans les cas ci-dessus doivent aussi être pris en compte dans le calcul des effectifs.

❌À ne pas comptabiliser :

les contrats aidés (CUI-CAE, CUI-CIE),
les apprentis et contrats de professionnalisation,
les stagiaires,
les salariés qui remplacent des salariés absents ou dont le contrat est suspendu (ex. maladie ou congé maternité).

Pour résumer, l’effectif est équivalent à la somme des temps de travail prévu aux contrats de tous les salariés à comptabiliser, divisée par la durée légale ou conventionnelle du travail d’un ETP.

Si le résultat obtenu s’avère égal ou supérieur à 11 ETP durant les 12 mois consécutifs, alors l’entreprise a pour obligation de mettre en place le CSE.

🚀 Vous souhaitez aller plus loin ? N’hésitez pas à consulter l’article L1111-2 du Code du travail relatif au calcul de cet effectif.

Combien doit-on élire de membres du CSE ?

Grâce au calcul précédent de votre effectif, il vous sera possible de déterminer quel type de CSE mettre en place (CSE unique ou d’un CSE d’établissement).

Vous pourrez par la suite identifier le nombre de sièges CSE à pourvoir au sein de la délégation du personnel comme suit :

Sièges CSE 2023 Elections professionnelles (1024 × 1024 px)

Le tableau ci-dessus fait état du nombre minimum de sièges à pourvoir à la délégation du personnel du CSE. Si vous le souhaitez, vous pouvez tout à fait envisager d’élire davantage de membres par négociation d’un accord collectif en ce sens.

🟡 Pour les entreprises de – de 25 salariés, il existe un collège unique.

🔵Cependant, les entreprises de 25 salariés et + devront répartir les sièges de manière égale en deux collèges distincts :

un collège « ouvrier et employé »
un collège « techniciens, agents de maîtrise, ingénieurs et cadres »

👉 À noter : l’instauration d’un 3e collège peut être envisageable s’il est jugé pertinent. Il pourra ainsi représenter une autre population de l’entreprise en fonction de la particularité de sa composition.

Quand et à quelle fréquence organiser les élections professionnelles du CSE ?

Les entreprises possédant un CSE doivent obligatoirement organiser les élections professionnelles tous les 4 ans. Pour autant, la présence d’un accord collectif peut prévoir une fréquence moindre qui ne peut être inférieure à 2 ans.

🚨 Rappel : le premier tour des élections doit impérativement intervenir dans un délai maximum de 15 jours avant la fin du mandat des élus en place.

🔵 Dans les entreprises de 50 salariés minimum, les représentants du personnel au sein du CSE ne peuvent pas cumuler plus de trois mandats consécutifs. Pour autant, et en présence d’un accord préélectoral prévoyant des dispositions spécifiques à ce sujet, alors les entreprises composées de 50 à 300 salariés pourront déroger à cette règle.

Les étapes incontournables pour organiser les élections professionnelles CSE 2023 sereinement

Vous devez organiser les élections professionnelles de votre établissement ? Pour cela, nous avons dénombré 9 grandes étapes incontournables que voici :

Informer les salariés de la tenue des élections professionnelles CSE

En premier lieu, l’employeur doit informer l’ensemble des salariés de l’entreprise de la tenue prochaine des élections professionnelles.

Cette communication doit être datée du jour et préciser la date exacte à laquelle aura lieu le 1er tour des élections ainsi qu’une date prévisionnelle pour le 2d tour.

D’un point de vue pédagogique, il est souhaitable de rappeler le rôle ainsi que l’importance de ces élections afin d’inviter les salariés à y participer. Par ailleurs, n’hésitez pas à multiplier les canaux de diffusion pour que l’ensemble des collaborateurs puisse en prendre connaissance. Le choix de la communication vous appartient. Elle peut prendre la forme d’un mail, d’une note d’information à afficher dans les locaux, mais également d’une publication sur votre intranet.

🚨 Rappel : le premier tour doit avoir lieu au maximum 90 jours après cette communication.

Informer les organisations syndicales de la tenue des élections professionnelles CSE

Dans le même temps, l’entreprise doit informer les organisations syndicales (OS) des élections à venir. Mais comment identifier les organisations syndicales à prévenir ?

Celles-ci doivent remplir plusieurs critères cumulatifs « de représentativité » :

Respecter les valeurs républicaines (liberté d’opinion, d’expression, religieuse, philosophique, politique…)
être indépendantes financièrement et moralement de tout mouvement politique ainsi que de l’employeur,
couvrir la zone géographique dont fait partie l’établissement abritant le CSE,
être compétent vis-à-vis du secteur d’activité de l’entreprise,
exister officiellement depuis 2 ans minimum.

Une fois ces OS ciblées, il s’agira d’adresser à chacune d’entre elles une invitation à négocier le protocole d’accord préélectoral (courrier recommandé avec A/R). Il incombe alors à ces OS de constituer la liste de leurs candidats souhaitant se présenter.

🚨 Si l’une des OS représentative n’a pas été tenue informée de l’organisation des élections professionnelles, elle peut tout à fait décider d’en demander l’annulation.

Négocier le protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral (PAP) est un accord collectif qui a pour rôle de déterminer les modalités relatives au déroulement des élections professionnelles.

Il est conclu entre l’employeur ainsi que les organisations syndicales internes et externes conviées. Cette étape s’avère décisive puisque sans accord et signature de ce document, les élections ne peuvent pas avoir lieu.

🚨 Rappel : les OS doivent recevoir l’invitation à négocier le PAP dans un délai maximum de 2 semaines avant la date de la réunion de négociation du PAP.

Certaines clauses doivent obligatoirement apparaître au PAP :

l’effectif exact de salariés du ou des établissements
la répartition du nombre de femmes et d’hommes
les collèges électoraux définis préalablement
le nombre de titulaires et de suppléants à élire
le calendrier des différentes étapes des élections professionnelles
les modalités de vote (électronique, par courrier ou mixte)

Le PAP peut également définir officiellement le contour d’éléments pratiques comme :

le mode de communication envers les salariés,
la date butoir de transmission des professions de foi des candidats
les modalités d’affichage des listes électorales…

Pour qu’il soit conclu, le PAP doit être adopté par tous les membres de l’OS élus lors de la précédente élection, mais également par la majorité du nombre de syndicats prenant part à la négociation. Sans quoi, le PAP devra être transmis à la DIRECCTE pour validation.

🚨 Le nombre ainsi que la composition des collèges électoraux doivent être adoptés à l’unanimité par les membres des OS présents lors de la négociation du PAP.

👉 À noter : Dans le cas où aucune OS ne répondrait à votre invitation à négocier le PAP, l’employeur peut alors procéder unilatéralement à la rédaction du PAP sans validation d’une tiers entité.

Établir et communiquer les listes électorales

Lors de la réception de l’ensemble des professions de foi, l’employeur doit afficher les listes électorales au sein du ou des établissements. Aucun formalisme particulier n’est imposé, hormis si certaines conditions spécifiques à la communication de ces listes ont été précisées lors de la conclusion du PAP.

Ces listes électorales sont établies distinctement pour chaque collège. Elles ont pour vocation de présenter la liste des potentiels électeurs, mais également la liste des salariés éligibles aux élections professionnelles.

Pour chaque candidat, trois informations doivent impérativement y apparaître :

l’âge,
l’ancienneté,
l’appartenance à l’entreprise (service ou fonctions occupées).

🚨 : les listes électorales sont à communiquer au maximum 4 jours avant le 1er tour de scrutin.

🚀 Vous souhaitez aller plus loin ? Retrouvez les conditions requises pour être électeur ou pour être éligible au CSE dans notre premier article sur l’organisation des élections professionnelles.

Choisir les modalités de vote

Adopter le vote électronique

Il faut avouer que cette méthode ne manque pas d’arguments. Entre gain de temps, praticité, rapidité et modernité… difficile de ne pas l’envisager. C’est en tout cas la promesse du vote électronique.

Le vote électronique transforme vos élections CSE en un vote 100 % digital. Ainsi, les électeurs et assesseurs n’ont plus besoin de se déplacer. Ils peuvent procéder aux votes et les dépouiller en seulement quelques clics par le biais d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone. Cette solution présente également l’avantage de supprimer la charge mentale relative à l’organisation logistique (réservation d’un bureau de vote adéquat), sans évoquer la location d’isoloirs ainsi que la préparation du matériel (urnes, enveloppes, bulletins).

Bon à savoir : Selon notre enquête de mars 2023, 55 % des professionnels des RH prévoient d’organiser les prochaines élections par le biais du vote électronique 🤖, 18 % supplémentaires adoptent une approche hybride, combinant le vote électronique et le vote physique 📨. Cela témoigne de l’évolution de la transformation digitale du secteur RH.

Pour en savoir plus sur ce sujet, nous vous invitons à notre prochain webinar. Nous animerons cet évènement et nous recevrons des experts Gedivote et un professionnel RH pour échanger sur la mise en place du vote électronique. Au programme :

⚖️ Cadre réglementaire des élections CSE
🔓 Les bénéfices du vote électronique
🛡️ Sécurité : RGPD, CNIL et garanties techniques du vote par internet
📝 Déploiement du projet : processus et planning
🤝 Intervention croisée et retour d’expérience
❓ Questions / Réponses

Opter pour le vote physique

Cette méthode traditionnelle consiste à organiser les élections professionnelles en présentiel au sein d’un bureau de vote. Elle présente les inconvénients des avantages du vote électronique. Pour autant, elle peut être facilement réalisable sur une structure de petite taille ou bien si les salariés se trouvent sur un site unique ou à proximité.

Le vote physique nécessite une certaine préparation logistique en amont, à savoir :

l’identification d’un bureau de vote pour chaque collège électoral.
la présence d’isoloirs
la préparation du matériel (urnes, bulletins papier)

Traditionnellement, et en l’absence de précision au PAP, la présidence du bureau de vote est assurée par l’électeur le plus âgé du collège électoral. Il est assisté par l’électeur le plus jeune du collège électoral qui l’aide ainsi à assurer le bon déroulé du vote, à procéder au dépouillement ainsi qu’à proclamer les résultats.

Opter pour le vote par correspondance

L’employeur doit recourir au vote par courrier de manière exceptionnelle. En effet, ce mode de vote s’avère essentiellement réservé aux salariés éloignés de l’entreprise ou absents lors des scrutins. L’entreprise reste cependant tenue de l’organiser si la convention collective de l’entreprise ou le protocole préélectoral le stipule ou si le juge d’instance l’impose.

Dans ce cas, l’employeur doit adresser par voie postale aux électeurs :

Les documents de propagande électorale,
le bulletin de vote,
une enveloppe unique.

Organiser le premier tour de scrutin des élections professionnelles

Lors de ce premier tour de scrutin, seules les organisations syndicales peuvent présenter leurs candidats. On dit qu’elles ont le monopole. Cette liste de candidats doit impérativement se composer d’un pourcentage de femmes et d’hommes identique à celui du collège concerné. Si cette condition n’est pas respectée, elle peut à tout moment provoquer la nullité des élections en cas de contestation.

À l’issue de ce premier tour, les sièges sont attribués aux élus uniquement si le quorum est atteint.

👉 Pour rappel : le quorum désigne un nombre de suffrages valablement exprimés qui est au moins égal à la moitié des électeurs inscrits.

Afin de vous aider dans cette étape, vous pouvez compter sur notre tout nouvel outil : le calculateur de quorum. N’hésitez pas à le télécharger gratuitement !

🚨 Pour rappel : le quorum s’apprécie distinctement pour chaque collège ainsi que pour chaque catégorie (titulaire et suppléant) ! De plus, si le quorum n’est pas atteint, il demeure impératif de dépouiller malgré tout l’ensemble des votes afin d’évaluer les résultats effectués par les syndicats sur ce premier tour. Ce résultat permettra de déterminer les OS représentatives et d’identifier les potentiels délégués syndicaux.

Organiser le second tour de scrutin

Si le quorum n’est pas atteint lors du premier tour du scrutin, alors il convient de procéder à l’organisation d’un second tour de scrutin. C’est également le cas si :

tous les sièges ne sont pas pourvus par manque de candidats.
les OS n’ont pas présenté de candidats au premier tour.

🚨 Le second tour de scrutin doit intervenir dans les 15 jours qui suivent la date du 1er tour de scrutin.

Répartir les sièges par liste

À l’issue du dépouillement, il convient de répartir les sièges au sein de chaque collège. Cette étape s’effectue distinctement pour les titulaires et les suppléants.

Si le quorum est atteint, il faut procéder au calcul du quotient électoral. Celui-ci s’obtient pour chaque collège en divisant le nombre de suffrages valides par le nombre de sièges à pourvoir.

Il faut ensuite procéder au calcul de la moyenne des voix exprimées pour chaque liste par le nombre total de candidats de cette liste. Conformément à l’article R2314-19 du Code du travail, chaque liste reçoit autant de sièges que sa moyenne de voix contient de fois ce quotient électoral.

En cas de sièges non pourvus, on utilise la méthode de la moyenne la plus forte. Il s’agit de diviser le nombre de voix reçues par chaque liste par le nombre des sièges déjà attribués à cette liste. Ces résultats permettent l’élaboration d’un classement décroissant des listes. Le ou les sièges restants seront attribués aux listes un par un en partant du haut, et ce jusqu’à pourvoir l’intégralité des sièges.

Élaborer le Procès-Verbal et proclamer les élus

Afin d’officialiser les résultats, un procès-verbal doit être élaboré pour chaque collège ainsi que chaque catégorie titulaire et suppléant. Vous retrouverez ici le modèle de PV CERFA en vigueur. Ils devront être transmis par voie postale dans un délai de 15 jours suivant la fin des élections au Centre de Traitement des Elections professionnelles.

La proclamation des élus marque leur début de mandat. Cette communication doit mentionner le nombre de sièges revenant à chaque liste, le nom des élus ainsi que le nombre de voix obtenues.

En espérant que notre guide vous aura apporté les éléments de réponses à vos questions. Restez aux aguets, nous nous retrouverons bientôt pour aborder de nouvelles thématiques RH !