Comment choisir vos logiciels de gestion RH ?

Ces dernières années, le marché des logiciels RH a vu apparaître de nombreuses solutions spécialisées. Il est maintenant possible de digitaliser ses processus RH progressivement, en faisant appel à plusieurs logiciels interconnectés. Conséquence directe : les professionnels des RH sont de plus en plus amenés à comparer et choisir des logiciels. Sans une certaine organisation, cette mission peut rapidement s’avérer chronophage et inefficace… Voici nos conseils pour bien choisir votre prochain logiciel RH.

Étape 1 : définir les fonctionnalités attendues

Définir les fonctions qui répondent à vos besoins

Partons du principe que vous avez déjà repéré le processus RH que vous souhaitez digitaliser. Nous prendrons ici l’exemple de la gestion des entretiens individuels et professionnels. Vos équipes passent trop de temps à effectuer des tâches à faible valeur ajoutée comme les relances et la ressaisie. Vous souhaitez donc vous équiper d’une solution qui vous permettra de digitaliser les entretiens au sein de votre entreprise.

Pour commencer, il est nécessaire de clarifier vos besoins. C’est cette étape qui va vous permettre de définir les fonctionnalités que vous attendez de votre prochain logiciel. Pour vous accompagner dans cette démarche, nous avons conçu une trame d’expression des besoins téléchargeable gratuitement.

La trame d’expression des besoins va vous permettre de définir clairement :

• le contexte actuel
• la problématique, grâce à la règle du QQOQCCP (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi)
• le besoin, grâce à l’outil bête à corne (un schéma qui démontre si le produit répond bien aux besoins de l’utilisateur)
• les objectifs
• le périmètre
• les fonctionnalités principales (exemple : centraliser les données des entretiens)
• les fonctionnalités contraintes (exemple : être conforme RGPD)
• les impacts et risques
• le budget
• les délais

Cet outil va donc vous permet donc de créer un cahier des charges simplifié en peu de temps. Lors de votre recherche de logiciels, vous découvrirez sans doute des fonctionnalités auxquelles vous n’aviez pas pensé et que vous pourrez ajouter à votre liste.

Les critères essentiels à ne pas oublier

Voici quelques critères que nous vous conseillons de prendre en compte dans le choix de votre logiciel RH :

• Simplicité d’utilisation : c’est une caractéristique essentielle si vous souhaitez que le logiciel soit adopté durablement par les utilisateurs. Ce critère est d’autant plus important si les collaborateurs de l’entreprise sont concernés par son utilisation. En effet, les salariés et particulièrement les générations Y et Z, sont en attente de solutions RH simples et intuitives, à l’image des outils digitaux qu’ils utilisent au quotidien.

• Connectivité avec le SIRH global : Vérifiez que le logiciel que vous allez choisir dispose bien d’une API, c’est-à-dire d’une capacité à se connecter avec d’autres logiciels. Si par exemple vous utilisez SAGE pour la paie, il faut que votre futur logiciel puisse être “branché” à cette solution. Cela vous évitera de devoir effectuer des ressaisies en cas de départs ou d’arrivées de collaborateurs par exemple.

• Accessibilité et agilité : Privilégiez les solutions SaaS, accessibles 24/24 sans avoir besoin de les installer, contrairement aux solutions hébergées localement. Ces solutions ont le mérite d’être rapides à déployer, et sont mises à jour régulièrement par les éditeurs. Veillez également à ce que ces solutions soient responsives, c’est-à-dire adaptées à tous les types d’appareils : PC, mobile et tablette.

Lire aussi : comment réussir sa transition vers le cloud computing ?

• Protection des données : On ne le dira jamais assez, les données RH sont très sensibles et demandent une sécurisation maximale. La conformité RGPD est donc indispensable. Lors de votre veille, prêtez une attention particulière à la protection des données. De préférence, celles-ci doivent être hébergées sur des serveurs ultra sécurisés situés en France ou dans les pays voisins.

• Assistance et accompagnement : Le service client est un critère essentiel dans le choix d’un logiciel RH. Vous devez être sûr que l’éditeur vous accompagnera dans la prise en main du logiciel avec des rendez-vous réguliers. Veillez également à ce que chacun des utilisateurs puisse bénéficier d’une assistance en temps réel : le service RH, mais aussi les managers et collaborateurs.

Étape 2 : comparer les logiciels RH

Créer un tableau comparatif

Vous connaissez donc maintenant les fonctionnalités dont vous avez besoin et qui devront équiper votre future solution RH. Avant d’aller plus loin, nous vous recommandons vivement de mettre en place un tableau comparatif des logiciels RH. Nous avons créé un modèle de comparateur au format Excel afin de vous faire gagner du temps sur ce sujet.

Ce tableau va vous permettre de comparer les logiciels en termes de budget et de fonctionnalités. En attribuant une note d’importance à chaque fonctionnalité, vous obtenez une note globale pour chaque solution afin de voir en un coup d’œil quel logiciel répond le mieux à vos besoins.

Effectuer une veille sur le web

Pour trouver des logiciels, la recherche Google reste le meilleur moyen. Les fonctionnalités des logiciels se trouvent en général sur leur page tarifs. Si vous cherchez un logiciel de gestion des entretiens, vous pouvez donc taper la requête suivante : 

Tarif solution “gestion des entretiens”

Le fait de mettre “gestion des entretiens” en guillemets vous permet d’être sûr que Google va prendre en compte la formule dans son ensemble, et non pas chaque mot-clé séparément. Sinon, vous pourriez vous retrouver avec des logiciels de gestion/comptabilité ou d’entretiens de recrutement dans vos résultats.

Les comparateurs de logiciels comme Capterra ou Appvizer peuvent être un bon moyen pour trouver des solutions RH et les comparer en termes de fonctionnalités. Attention cependant, les mieux placés sont souvent ceux qui dépensent le plus.

Enfin, n’hésitez pas à consulter les avis, de préférence sur des plateformes certifiées comme Avis Vérifiés, car elles garantissent que l’évaluation provient bien d’un client. En effet, les avis Google peuvent très bien avoir été donnés par des salariés de l’entreprise qui édite le logiciel.

Étape 3 : voir des démos et tester les logiciels

Après avoir rempli votre tableau comparatif, vous avez un premier aperçu des solutions qui correspondent à vos besoins. La dernière étape consiste à voir les solutions de l’intérieur, en assistant à des démos ou en testant directement les logiciels.

Une démonstration vous permet de voir un logiciel de l’intérieur. C’est également l’occasion de poser des questions précises sur votre projet de digitalisation. Par exemple :

• « Combien coûterait le déploiement de votre solution ? »
• « Combien de temps va durer le déploiement ? »
• « Comment fonctionne l’assistance ? »
• « Quel est le turn-over dans votre équipe ? »
• « Pouvez-vous m’envoyer votre documentation RGPD ? »
• « Est-il possible de personnaliser la plateforme en insérant le logo de mon entreprise ? »

En complément, nous vous conseillons de tester les solutions afin de vous faire un avis en tant qu’utilisateur. Certains éditeurs vous permettent en effet de vous ouvrir un espace de tests. Vous pouvez demander à l’éditeur s’il est possible de lui fournir un échantillon de données afin de personnaliser votre expérience.

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Nous espérons que cet article saura vous guider dans le choix de votre prochain logiciel RH. N’hésitez pas à nous apporter des retours sur cette méthode en commentaires, ou nous partager la vôtre !