ChatGPT en pratique : gérer (efficacement !) les demandes des salariés

L’intelligence artificielle fait déjà partie intégrante de notre quotidien. La Boîte à outils des RH vous propose de prendre le train en marche pour faire de ChatGPT votre nouvel assistant RH à travers cette série d’articles intitulés “ChatGPT en pratique” avec notre nouvel article “gérer les demandes des salariés”.

Les interactions avec les salariés sont essentielles, mais peuvent aussi devenir complexes et chronophages. Qu’il s’agisse de questions concernant les congés, les avantages sociaux, la formation ou toute autre demande RH, la rapidité et la pertinence des réponses sont cruciales. D’où l’importance d’avoir un assistant doté de la rigueur et de la réactivité de ChatGPT.

Comment configurer ChatGPT pour traiter efficacement les requêtes des salariés, tout en assurant la confidentialité et la pertinence des informations délivrées ? Comment en faire votre partenaire dans la fluidification de la communication interne ? Du paramétrage aux bonnes pratiques, nous vous dévoilons les étapes pour faire de ChatGPT un pilier de la gestion des demandes des salariés. On vous dit tout ! 

Comprendre, trier et gérer les demandes des salariés à l’aide de ChatGPT 

Une gestion des ressources humaines efficace poursuit deux objectifs clés : l’optimisation des processus et la réduction des tâches répétitives. L’avènement d’outils issus de l’intelligence artificielle comme ChatGPT offre enfin la possibilité aux professionnels RH d’atteindre ces objectifs ambitieux. On vous explique comment. 

L’automatisation intelligente des demandes courantes

C’est une réalité pour nombre de gestionnaires RH : la complexité de la législation sociale conduit à un nombre important de questions de la part des collaborateurs. Ces requêtes peuvent concerner des sujets clés tels que les congés, la paie, les attestations de travail ou bien encore des questions plus spécifiques liés à la sécurité au travail. Le spectre des demandes peut être relativement large et conduire les équipes RH à se retrouver submergées par cet afflux de demandes. C’est d’autant plus vrai lorsque les effectifs de l’entreprise sont importants ou bien localisés sur différents sites. 

👉 ChatGPT peut vous aider à identifier et catégoriser les diverses sollicitations. Il peut aussi aller au-delà en priorisant les urgences et apporter éventuellement des réponses simples afin de libérer un temps précieux. 

L’analyse sémantique pour une meilleure compréhension des requêtes

Lors de toute conversation, un quiproquo, un malentendu ou une erreur d’appréciation peuvent entraîner une réponse inappropriée. ChatGPT utilise des modèles avancés de traitement du langage naturel et peut alors décomposer une demande pour en saisir tout l’enjeu. 

👉 Prenons un exemple concret : Un salarié demande “Quelle est la durée maximale d’un congé paternité ?”. ChatGPT sera en mesure de décortiquer cette demande en ne limitant pas celle-ci au simple congé paternité, mais intégrera aussi dans sa réponse la question de la durée maximale. Ainsi, le salarié obtiendra une réponse pertinente à sa question. 

Il reste essentiel de se rappeler que, malgré les capacités impressionnantes de ChatGPT, une supervision humaine est impérative pour s’assurer que les interactions restent alignées avec les politiques et les normes de l’entreprise.

L’amélioration continue grâce au recueil des feedbacks

De plus en plus, il est attendu que les RH améliorent leurs pratiques pour proposer un environnement de travail plus sain et plus attentif envers les besoins et préoccupations des salariés. Par conséquent, recueillir les retours des salariés est indispensable pour affiner et ajuster les pratiques. 

Les feedbacks sont une véritable mine d’or, mais leur collecte et leur traitement peuvent aussi poser des difficultés. 

👉 Basée sur le principe du “machine learning”, ChatGPT se nourrit des contenus fournis et en l’occurrence, des informations que vous collectez. Ces dernières vont ainsi former cette intelligence artificielle, laquelle pourra alors faciliter la gestion des demandes et aussi identifier les diverses tendances après analyse des données. 

Révolutionnez la communication à l’aide de ChatGPT pour un engagement renforcé

Avec ChatGPT, la gestion RH dispose d’une formidable opportunité d’optimiser durablement sa marque employeur à travers la communication et la satisfaction des salariés. On vous explique comment ! 

Des réponses ciblées en fonction des différents profils de salarié

ChatGPT est particulièrement habile pour formuler des réponses sur mesure basées sur des critères variés. Il suffira de fournir des informations telles que la fonction, le service ou encore l’ancienneté du salarié pour ChatGPT parvienne à discerner les attentes distinctes de chacun. 

🔥Voici un prompt à tester : 

“Agis comme un professionnel RH et indique-moi quelles sont les formations pertinentes pour un responsable marketing disposant de cinq ans d’expérience.”

Vous vous apprêtez à élaborer votre plan de développement des compétences ? Faites de ChatGPT, votre assistant formation afin de rendre cette tâche plus simple et plus efficace. 

Multipliez les canaux de communication sans vous éparpiller ni perdre en efficacité

Il est désormais devenu inconcevable de ne pas faire preuve de réactivité dans les réponses apportées à ses collaborateurs. En effet, un manque de réactivité peut être préjudiciable tant au niveau de l’engagement collaborateur que du climat social et de l’image de marque de l’entreprise. Pour répondre à cette attente d’instantanéité, ChatGPT peut être très utile pour compiler les questions venant de diverses plateformes, y compris les e-mails.  

🔥 Un exemple concret : voici comment vous pouvez configurer ChatGPT pour traiter les questions relatives aux avantages sociaux reçus par e-mails.  

1. Intégration et ciblage : Connectez ChatGPT à votre système e-mail et identifiez les sujets spécifiques relatifs aux avantages sociaux auxquels il doit répondre.
2. Formation et optimisation : Prétraitez les données e-mail historiques pour former ChatGPT à répondre avec précision aux questions des employés.
3. Déploiement et test : Mettez en service ChatGPT pour gérer les e-mails en temps réel et testez son efficacité pour garantir la précision des réponses.
4. Sécurité et secours : Prévoyez des options de redirection vers le personnel RH pour les questions complexes ou non résolues. Il peut s’agir de définir une limite de caractères, plus la réponse potentielle étant longue et plus une intervention humaine sera nécessaire. 
5. Mise à jour continue : Assurez une maintenance régulière et mettez à jour ChatGPT pour qu’il reste pertinent et à jour de votre politique d’avantages sociaux.

Prévenir plutôt que guérir : anticiper avec ChatGPT 

Une gestion des ressources humaines efficace est une gestion qui anticipe davantage qu’elle ne (sur) réagit. ChatGPT est un formidable allié pour analyser les données RH et faire émerger les différentes tendances sur lesquelles se pencher. Il sera ainsi plus simple de réaliser des analyses prédictives, mais surtout d’identifier plus en amont, les questions fréquemment posées par les salariés et leurs sujets de préoccupations. 

Cette approche proactive contribue non seulement à améliorer la communication, mais aussi à créer un environnement de travail solidaire et engagé.

🔥 Une fois le tableau de suivi des demandes réalisées, voici un prompt à soumettre à ChatGPT : 

En te basant sur ces données relatives aux demandes des salariés au cours du mois de (à compléter), indique-moi quels ont été les principaux sujets ou questions courantes posées par les collaborateurs du service marketing ? 

Des préoccupations légitimes en matière de protection des données et de confidentialité

Les RH sont par nature amenées à traiter un grand nombre de données et notamment des données sensibles et personnelles. L’utilisation de solutions d’intelligence artificielle pour la gestion RH suscite donc des préoccupations légitimes en matière de confidentialité, éthique et sécurité. Voici comment ChatGPT aborde ces questions. 

La gestion sécurisée des données sensibles

Depuis l’été 2023, OpenAI a lancé une version plus sécurisée de ChatGPT. Il s’agit de ChatGPT Enterprise, une version sécurisée et confidentielle destinée aux entreprises destinée à préserver la confidentialité des données. Les données de l’entreprise ne sont pas utilisées pour entraîner ChatGPT, et l’entreprise a un contrôle total sur ses données. ChatGPT Enterprise offre des fonctionnalités de gestion d’équipe et de déploiement à grande échelle. Cette offre est devenue nécessaire, car de nombreuses grandes entreprises ont restreint ou banni l’utilisation de ChatGPT par crainte de divulguer des informations confidentielles à leurs concurrents.

La mise à jour éthique de ChatGPT

Malgré son caractère conversationnel et son côté sympathique, ChatGPT n’en demeure pas moins un robot. Il est par nature dénué de sentiment… Et donc d’éthique ! La force de ChatGPT réside néanmoins dans sa capacité à apprendre et à progressivement fournir des réponses éthiquement plus appropriées. À mesure qu’il est entraîné, les interactions seront alignées avec les standards et attentes de l’entreprise, notamment en matière de diversité et d’inclusion. 

Une supervision humaine indispensable 

Toute intelligence artificielle reste une création humaine nécessitant d’être supervisée. Des réflexions et actions sont nécessaires pour réglementer et surveiller l’IA de manière éthique et responsable. La collaboration de tous les acteurs de la société est essentielle pour créer un encadrement fructueux et maximiser la valeur positive de ChatGPT. 

En outre, il faudra veiller à récolter des feedbacks réguliers auprès des divers utilisateurs pour s’assurer que ChatGPT répond efficacement aux besoins exprimés lors des demandes. Quoi qu’en pensent certains, les solutions d’intelligence artificielle n’ont pas pour finalité de remplacer l’humain, mais au contraire de le libérer des tâches rébarbatives et chronophages pour créer davantage de valeurs ! 

Un dernier mot

Nous arrivons déjà au terme de cet article “gérer les demandes des salariés avec ChatGPT” ! Les perspectives qu’ouvre ChatGPT et plus largement les solutions d’intelligence artificielle semblent infinies. Pour les professionnels RH, c’est une opportunité unique et très attendue de redéfinir sa manière de travailler et de se positionner comme de véritables partenaires stratégiques. Libérés des tâches chronophages, ils sont aussi les garants d’une approche humaine et éthique de la gestion des ressources humaines. Une ère prometteuse et que beaucoup attendaient avec impatience, n’est-ce pas ?! 

Ce format vous a plu ? Alors, il ne vous reste plus qu’à aller consulter les autres articles de notre websérie “ChatGPT en pratique” pour découvrir tous les usages possibles de cette solution d’intelligence artificielle.