Apparu dans les années 2000, le cloud computing est aujourd’hui largement utilisé par les entreprises de toutes tailles. Les avantages de cette technologie sont en effet nombreux… Dans ce tuto #4 de notre série Digitalisation RH, découvrez ce que peut apporter le cloud computing à votre service RH, ainsi que les bonnes pratiques pour réussir sa transition.
Définition du cloud computing et des logiciels SaaS
Le cloud computing
Pour commencer, un petit rappel s’impose. Le cloud, c’est quoi exactement ? Prenons un exemple. Lorsque vous stockez un fichier sur une plateforme comme Google Drive ou Dropbox, celui-ci est stocké sur Internet, et donc “dans le cloud”. Vous pouvez donc y avoir accès depuis n’importe quel ordinateur. Alors que si vous stockez un fichier sur votre bureau, celui-ci ne sera disponible que depuis votre ordinateur. On dit alors que le fichier est stocké “en local”.
De manière générale, on parle de cloud computing lorsqu’on accède à des données ou des programmes depuis internet. Accéder à un programme depuis internet, c’est d’ailleurs précisément ce que permettent les logiciels de type SaaS.
Les logiciels SaaS
Les logiciels SaaS (Software as a Service) sont les logiciels que vous utilisez sur internet depuis votre navigateur (chrome, safari ou firefox étant des exemples de navigateurs). Google Drive, Dropbox, Gmail, Facebook et Outlook 365 sont des exemples de SaaS.
On oppose les logiciels SaaS aux logiciels hébergés localement, c’est à dire ceux auxquels vous accédez directement depuis votre bureau et qui nécessitent une installation au préalable.
Dans cet article, nous nous intéresserons à ce type de solutions, mais sachez qu’il existe d’autres modèles de services de cloud computing que sont le PaaS (Platform as a Service) et l’IaaS (Infrastructure as a Service). Les trois services ont pour point commun de permettre à l’entreprise de stocker ses données dans le cloud. Si la curiosité vous en dit, nous vous invitons à en savoir plus sur le PaaS et l’IaaS dans cet article signé Globalsp.
Les avantages des logiciels SaaS
La particularité des logiciels SaaS tient au fait qu’ils ne s’achètent pas, ils se louent (au mois ou à l’année).
Dans cette location sont compris :
- l’hébergement des données
- les mises à jours automatiques du logiciel
- la maintenance du logiciel
Déploiement rapide et agilité
Les logiciels SaaS sont des solutions “clé en main” : les méthodologies de déploiement sont souvent pré-conçues par les fournisseurs. Cela rend leur déploiement beaucoup plus rapide que pour les logiciels traditionnels qu’il faut adapter entièrement à l’entreprise. Alors qu’il fallait plusieurs mois voire plusieurs années pour déployer une solution RH, aujourd’hui les solutions SaaS se déploient en quelques semaines voire quelques jours !
Diminution et maîtrise des coûts
Toutes les données envoyées aux logiciels SaaS sont hébergées par les fournisseurs de ces solutions. Pour une entreprise, cela représente donc moins de dépenses liées à l’achat et la maintenance de serveurs. L’investissement de départ est logiquement beaucoup moins élevé, car s’agit d’une location et non d’un achat. Enfin, les logiciels SaaS permettent souvent une facturation sur mesure (prix en fonction de l’usage, de la taille de l’entreprise…). Cette tendance surnommée “Pay As You Go” est particulièrement appréciée par les DRH des PME et ETI.
Protection des données
Les serveurs des entreprises ne sont jamais à l’abri d’une fuite de données. Les logiciels SaaS dignes de ce nom mettent à disposition de leurs clients des serveurs de stockage ultra sécurisés. Il est tout de même nécessaire de bien se renseigner pour être sûr que vos données collaborateurs seront à l’abri de toute attaque, et que la gestion des données est bien conforme au RGPD.
Évolutivité du logiciel
Une particularité des logiciels SaaS : ils se mettent à jour automatiquement. Les fournisseurs profitent des retours d’expérience de leurs utilisateurs pour corriger ou ajouter des fonctionnalités. Les potentiels “bugs” sont rapidement supprimés et l’expérience utilisateur constamment améliorée.
Meilleure expérience collaborateur
Les logiciels SaaS répondent aux besoins des générations nouvelles. Accessibles pour la plupart en situation de mobilité (il suffit d’avoir ses identifiants), ils sont compatibles avec le télétravail et le nomadisme. Les collaborateurs les apprécient aussi pour leur intuitivité et leur aspect collaboratif.
Réussir sa transition vers le cloud computing
Voici quelques conseils pour effectuer votre transition vers le cloud computing dans les meilleures conditions possibles.
Faire l’état des lieux de vos processus actuels
Afin de savoir par où commencer votre refonte SIRH, il est essentiel de faire un état des lieux de vos processus actuels (recrutement, gestion des talents, gestion du personnel…). Cela vous permettra de repérer les processus les plus compliqués, chronophages et coûteux. Ainsi, vous saurez quel type de logiciel SaaS déployer en premier.
Bien choisir sa solution
Vous avez défini les processus à optimiser ? Parfait. Maintenant, vous pouvez comparer les fonctionnalités des logiciels SaaS qui répondent à vos besoins. Attention à l’appel des logiciels “tout-en-un”. Ils sont parfois moins efficaces que l’association de plusieurs logiciels bien spécialisés. Surtout qu’aujourd’hui il existe des solutions de flux de données (les API) qui permettent de ne pas ressaisir les données dans chaque logiciel.
Au delà des fonctionnalités, demandez-vous pour chaque logiciel :
- Quelle est sa vitesse de déploiement ?
- Est-il possible de l’intégrer à mon SIRH actuel via une API?
- Les données de mes collaborateurs seront-elles à l’abri ?
- Le RGPD est-il respecté ?
- Puis-je réaliser de l’analyse de données facilement ?
- L’expérience utilisateur est-elle suffisante pour une adoption par mes collaborateurs ?
Un conseil : pour faire votre choix, privilégiez les fameuses “démos”. Elles vous permettent de découvrir les logiciels de l’intérieur et de poser vos questions directement aux éditeurs des solutions.
Conduire le projet méthodiquement
Lorsque vous avez choisi votre solution, vous pouvez passer à la conduite du projet. Idéalement, un projet en mode SaaS se découpe en 5 phases : le cadrage, le dossier de configuration, la recette,le déploiement et l’usage. C’est une méthodologie dite “agile”, c’est à dire que le paramétrage et le déploiement de la solution se font par vagues successives, dans une logique d’amélioration continue.
1. Le cadrage
Cette phase a pour objectifs :
- établir le macro-planning
- identifier les différents intervenants
- définir les indicateurs de performance
- planifier le kick-off (présentation des enjeux à la direction)
- planifier les instances de pilotage
2. Le dossier de configuration
Après la phase de cadrage, l’éditeur échange avec le service RH pour constituer le “dossier de configuration” qui regroupe l’ensemble des choix de paramétrage du logiciel (fonctionnalités, traitement des données, interfaces, rôles, administration…). Ce dossier validé, l’éditeur peut ensuite paramétrer la solution pour l’entreprise.
3. La recette
Cette étape cruciale permet de vérifier que les fonctionnalités choisies répondent bien aux besoins de chacun (RH, managers, collaborateurs, direction).
Elle peut être orchestrée en interne, ou par l’éditeur de la solution. Toutes les données liées à cette phase sont répertoriées dans le cahier de recettes.
Les étapes de la recette d’une solution :
- établir des scénarios de test
- effectuer les tests
- remonter les erreurs
- corriger les erreurs
4. Le déploiement
C’est la mise à disposition de l’outil à tous les utilisateurs, ou à une partie seulement si le déploiement se fait par itérations successives (recommandé).
Durant cette phase ont lieu :
- l’envoi des données vers le logiciel SaaS
- la création des utilisateurs
- la création des procédures de support
5. L’usage
- L’accompagnement
D’après Mélissa Plenier, VP marketing chez InsideBoard, trois projets de transition sur quatre échouent faute d’accompagnement des collaborateurs dans la durée. Cette phase d’accompagnement est donc primordiale pour que vos collaborateurs adoptent le logiciel.
N’hésitez pas à :
- communiquer sur ce nouveau système d’information
- former vos managers si besoin
- aller sur le terrain pour connaître les impressions de vos collaborateurs
- Le suivi des Indicateurs de Performance
Pour connaître l’impact du logiciel, il est fortement recommandé de suivre régulièrement les Indicateurs de Performance (également appelés KPI) définis durant la phase de cadrage. Dans le cas d’un logiciel de gestion des entretiens par exemple, il peut s’agir du taux de passage des entretiens. Un suivi efficace va également vous permettre de savoir quelles actions entreprendre pour atteindre vos objectifs.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la conduite de projet en mode SaaS, nous vous conseillons de regarder ce tutoriel vidéo créé par Le Cercle SIRH et Digital RH.
Nous espérons que cet article vous a permis d’y voir plus clair sur le cloud computing et les bonnes pratiques pour effectuer votre transition. Vous avez déjà déployé un logiciel RH de type SaaS dans votre entreprise ? Ou vous êtes sur le point de le faire ? N’hésitez pas à partager vos expériences et questions en commentaires !
Retrouvez tous nos tutos pour digitaliser vos RH 🚀
Tuto #1 : Comment améliorer l’expérience collaborateurs ?
Tuto #2 : Comment rendre votre service RH conforme au RGPD ?
Tuto #3 : Comment automatiser ses processus RH ?
Tuto #5 : Comment valoriser vos données RH ?
Tuto #6 : Comment améliorer et mesurer l’engagement collaborateurs ?
