Chaque début d’année pose la même question aux équipes RH et aux directions : la BDESE est-elle vraiment à jour ? En 2026, la réponse ne souffre pas d’approximation. Entre nouvelles obligations légales, données à intégrer pour la première fois et erreurs de conformité récurrentes détectées lors des audits, voici un tour d’horizon exhaustif de ce qu’il faut maîtriser.
Cet article reprend les points essentiels du webinaire animé par Olivier Castel, juriste expert en droit du travail pour les Éditions Tissot. Pour accéder à l’intégralité des échanges, questions-réponses incluses : retrouvez le replay ici.
Les textes de référence : par où commencer ?
Avant toute chose, deux articles du Code du travail s’imposent comme boussole :
- Art. R23-12-9 → entreprises de 300 salariés et plus
- Art. R23-12-8 → entreprises de 50 à 299 salariés
Ces textes listent exhaustivement les indicateurs à renseigner, leur structure et leur périodicité. Toute mise à jour commence par là.
Documents obligatoirement intégrés à la BDESE :
- Le Livret d’épargne salariale (à mettre à jour en 2026 suite aux évolutions sur la CSG)
- Le rapport sur la situation générale santé-sécurité et conditions de travail
- L’index égalité professionnelle (et les mesures des écarts de représentation pour les grandes entreprises)
Pour aller plus loin, les Éditions Tissot ont consacré un livre blanc issu des questions/réponses du webinaire en lien avec l’actualisation de la BDESE en 2026. 👉 Téléchargez le livre blanc ici
Les données existantes à actualiser en 2026
Les effectifs consolidés 2025
Dès le passage en 2026, la BDESE doit pouvoir fournir les données consolidées de l’année 2025. Ces données sont extraites via le logiciel de paie ou par import ASN. Point de vigilance : les données doivent couvrir l’intégralité de l’exercice 2025 — pas seulement les premiers mois.
Conservation des données historiques
La règle est claire :
- Les données 2022 peuvent légalement être supprimées (mais leur conservation reste autorisée)
- La base doit impérativement contenir les données 2023, 2024 et 2025
- ⚠️ Vérifier si un accord d’entreprise modifie ces obligations
Le Livret d’épargne salariale
Si votre entreprise dispose d’un dispositif d’épargne salariale, le livret doit être remis aux salariés et tenu à disposition des élus dans la BDESE. En 2026, les évolutions sur la CSG concernant les sommes sortant des dispositifs d’épargne salariale rendent une mise à jour indispensable pour les entreprises qui avaient intégré des précisions sur le régime de sortie.
Les nouvelles données à intégrer en 2026
L’entretien de parcours professionnel
Depuis le 26 octobre 2025, l’entretien de parcours professionnel remplace l’entretien d’évolution professionnelle. Ce changement entraîne deux obligations nouvelles dans la BDESE :
- Conserver l’historique des entretiens précédents
- Intégrer un bilan annuel des actions de formation issues de ces entretiens dans la rubrique « investissement social / formation professionnelle »
La période de reconversion
Ce dispositif impose également un bilan annuel à intégrer dès 2026 dans la même rubrique formation professionnelle.
Le diagnostic salariés expérimentés (entreprises ≥ 300 salariés)
Une nouvelle obligation de négociation collective sur la situation des salariés expérimentés est entrée en vigueur. Elle est obligatoire au plus tard en 2028, mais peut être ouverte dès 2026. À l’ouverture de cette négociation, le Code du travail exige de fournir aux délégués syndicaux un diagnostic couvrant :
- Le recrutement
- L’emploi
- L’aménagement des fins de carrière
- La transmission des savoirs et compétences
Ce diagnostic doit passer par la BDESE. Rubrique recommandée : investissement social ou égalité professionnelle.
🌱 Le rapport de durabilité
Pour les entreprises qui élaborent un rapport de durabilité pour la première fois sur l’exercice 2025, celui-ci doit être transmis aux élus via la BDESE lors d’une consultation. La réglementation française reste en évolution sur ce sujet — une veille active est indispensable.
⚖️ Index égalité professionnelle et représentation dans les instances dirigeantes
Date clé : 1er mars, la date limite pour publier les indicateurs de l’index égalité professionnelle (règles inchangées pour les données 2025).
Pour les entreprises de plus de 1 000 salariés, une nouvelle étape s’ajoute en 2026 : si l’objectif de 30 % de représentation du sexe sous-représenté dans les instances dirigeantes n’est pas atteint, l’entreprise doit :
- Définir des mesures correctives (après consultation du CSE)
- Les intégrer dans la BDESE (mesures envisagées et déjà mises en œuvre)
⚠️ Cette obligation ne concerne pas les entreprises de moins de 1 000 salariés, qui restent sur le format index égalité pro classique.
Le calendrier : quand mettre à jour ?
C’est l’une des questions les plus fréquentes. La réponse est simple : il n’existe pas de date légale imposée pour la mise à jour de la BDESE. Le calendrier est directement lié à deux types d’événements.
📅 Les 3 consultations annuelles obligatoires du CSE
| Consultation | Lien avec la BDESE |
| Orientations stratégiques | Mise à jour avant ouverture |
| Politique sociale | Mise à jour avant ouverture |
| Situation économique et financière | Mise à jour avant ouverture |
C’est l’employeur, en tant que président du CSE, qui fixe librement les dates de ces consultations. La loi (art. L23-12-22) impose une fréquence annuelle pour chacune, pas une date précise. Les données ne doivent pas être obsolètes : des données datant de plus de 11 mois sont insuffisantes.
Les négociations collectives obligatoires
Dès qu’une négociation est déclenchée avec un délégué syndical, la BDESE doit être mise à jour avec les données spécifiques liées au sujet de la négociation. Cette règle s’applique à toutes les entreprises disposant d’au moins un délégué syndical.
Les erreurs de conformité les plus fréquentes
Identifiées lors des audits de BDESE, ces erreurs sont évitables.
❌ Erreur 1 — Laisser des indicateurs vides sans justification
Tous les indicateurs listés aux articles R23-12-8 et R23-12-9 doivent être renseignés. Si une donnée ne s’applique pas (ex : absence de CDD), il faut l’indiquer explicitement dans le tableau. Laisser un champ vide sans explication = non-conformité.
❌ Erreur 2 — Ne rien mettre pour les données prospectives
Pour les données prospectives (sur 6 ans), il n’est pas exigé de chiffre précis. Une présentation en tendance (flèches hausse / baisse / stable) est acceptée. Mais ne rien mettre du tout n’est pas acceptable.
❌ Erreur 3 — Ne pas légender les données d’effectifs
Fournir un tableau d’effectifs sans préciser de quelle notion il s’agit est une erreur fréquente. Selon les indicateurs, le Code du travail exige l’un de ces trois modes de calcul :
- Effectif total
- Effectif permanent
- Effectif mensuel moyen
Il faut également préciser la périodicité couverte : des données labellisées « 2026 » qui ne couvrent que janvier-février ne sont pas des données annuelles 2026.
❌ Erreur 4 — Faire apparaître des noms de salariés
La BDESE ne doit jamais contenir de noms de salariés. Seules des données statistiques et agrégées sont autorisées. La présence de noms génère des contraintes RGPD et de confidentialité supplémentaires. Si des noms apparaissent dans des documents joints (PV, etc.), ils doivent être retirés de la base.
Les risques en cas de non-conformité
Ne pas établir ou mettre à jour la BDESE expose l’entreprise à des risques concrets :
- Action pour entrave : les représentants du personnel, les syndicats ou l’inspecteur du travail peuvent exiger sous astreinte la mise à disposition de la base
- Remise en cause des consultations : une BDESE absente ou non conforme peut invalider des consultations et bloquer des projets importants (licenciements économiques, déménagements, restructurations)
- Contentieux : des décisions de justice existent condamnant des employeurs sur ce fondement
Ce que la directive européenne sur la transparence salariale change (ou pas)
La directive européenne sur la transparence des rémunérations ne prévoit aucune obligation spécifique sur la BDESE, qui reste un dispositif purement français. Son impact dépendra de sa transposition en droit français, attendue dans les prochains mois. Une réforme de l’index égalité professionnelle pourrait modifier les données à intégrer dans la base. À surveiller de près.
À retenir sur les outils
Aucun outil ne peut créer automatiquement une BDESE : les données appartiennent à l’entreprise, et leur collecte, validation et intégration restent une responsabilité interne. Les outils comme BDESE online facilitent le travail (plan préétabli, indicateurs réglementaires intégrés, import DSN automatisé) mais ne remplacent pas l’implication des équipes RH.
Cet article reprend les points essentiels du webinaire animé par Olivier Castel, juriste expert en droit du travail pour les Éditions Tissot. Pour accéder à l’intégralité des échanges, questions-réponses incluses : retrouvez le replay ici.
