Formation : quels sont les KPI’s RH à suivre ?

Il est très difficile de connaître l’impact des actions de formation en entreprise si on ne fixe pas d’indicateurs. Quel est l’effort de formation ? Combien de formations sont certifiantes ? Que pensent les collaborateurs de leurs formations ? Sont-elles réellement efficaces ? Dans ce 4e volet des KPI RH, nous vous dévoilons nos indicateurs essentiels de la formation. En bonus de cet article, téléchargez gratuitement notre tableau de bord KPI Formation.

Indicateurs descriptifs

Les KPI descriptifs permettent de dresser un état des lieux de la formation dans votre entreprise.

Taux d’accès à la formation

= nombre de collaborateurs ayant suivi une formation / effectif total

Cet indicateur permet de connaître sur une période donnée le pourcentage de collaborateurs ayant suivi au moins une formation. Il permet notamment de relever d’éventuels écarts (entre les catégories, genres…) et de définir le niveau d’implication de l’entreprise dans le développement des compétences de ses collaborateurs. Le taux d’accès moyen en France était de 41% en 2016. Mais il varie énormément en fonction de la taille de l’entreprise : 25% dans les petites entreprises et 63% dans les plus grandes.

Durée moyenne d’une formation

= nombre d’heures de formation / nombre de formations suivies

Malgré la forte hétérogénéité des durées de formation, il peut être intéressant de suivre cet indicateur RH. La tendance générale est à la baisse avec l’arrivée de formats plus courts comme le microlearning.

Nombre d’heures de formation par salarié

= nombre d’heures de formation / effectif total

Ce chiffre permet de savoir le nombre d’heures dont vos collaborateurs bénéficient en moyenne chaque année. Cet indicateur, comme le taux d’accès à la formation, permet de définir l’implication de l’entreprise dans le développement des compétences. Il était de 12,4 heures par salarié en France en 2015 (source : INSEE).

Répartition de la formation

Il est intéressant de compter les heures des différents types de formation. Ainsi, vous allez pouvoir calculer la répartition entre le présentiel, le e-learning et l’action de formation en situation de travail. Pratique pour fixer des objectifs de répartition (exemple : l’afest doit représenter x% de la formation…).

Qualité de l’accompagnement

Time 2 learn

= durée entre la demande et la formation (en jours)

C’est la durée moyenne entre la demande et le suivi de la formation. Il est important de suivre cet indicateur et de tenter de le réduire au maximum. Le time to learn est de 3 mois en moyenne dans les entreprises Françaises.

💡 Comment le réduire ? Pour réduire votre time to learn, vous pouvez par exemple augmenter la part de l’e-learning dans la formation. Car le time to learn du e-learning est proche de zéro, quand celui du présentiel est estimé à 6 mois en moyenne.

Taux de passage des entretiens professionnels

Pour améliorer la qualité de votre accompagnement, il est important de calculer le taux de passage des entretiens professionnels. C’est en effet le rendez-vous privilégié pour recueillir les demandes de formation des collaborateurs. Les solutions de gestion des entretiens permettent de calculer ce taux automatiquement, mais également de centraliser et traiter les demandes de formation de vos collaborateurs. N’hésitez pas à digitaliser ce process RH.

Coûts de formation

Investissement en formation par salarié

= dépenses de formation / effectif total

Cet indicateur est indispensable pour suivre votre investissement en formation. Il permet de connaître l’effort financier par collaborateur sur une année. Ce KPI est donc plus parlant que l’investissement total calculé seul. L’investissement par an par salarié était de 815€ en France en 2013 (source : c-campus).

Taux de Participation Financière (TPF)

= dépenses de formation / masse salariale

Ce KPI est souvent utilisé pour évaluer l’effort de formation d’une entreprise. Il doit être obligatoirement supérieur à 0,55% dans les entreprises de 1 à 10 salariés, et à 1% dans les entreprises de 11 salariés et plus (source : economie.gouv).

Coût moyen de 1h de formation

= dépenses de formation / nombre d’heures de formation suivies

Vous souhaitez optimiser vos coûts de formation ? Alors tentez de réduire le coût horaire de la formation. C’est en effet l’indicateur le plus pertinent si vous souhaitez conserver le même nombre d’heures de formation. Pour cela, pourquoi ne pas de développer l’Action de Formation en Situation de Travail ? 

Remarque : le coût horaire étant très hétérogène en fonction des types de formation, il peut être pertinent de calculer également le coût horaire du présentiel et celui du e-learning.

Taux de participation CPF

= somme mobilisée sur les CPF des collaborateurs / dépenses de formation

De plus en plus d’entreprises mettent en place un co-financement des formations grâce au Compte Personnel de Formation des collaborateurs. Pour connaître son importance, nous vous recommandons de suivre la participation des collaborateurs sur l’effort total de formation.

Certification

Taux de formations certifiantes

= nombre de formations certifiantes / nombre de formations suivies

Pour connaître l’implication de l’entreprise dans l’employabilité des collaborateurs, le taux de formations certifiantes est un excellent indicateur. Ce KPI est particulièrement élevé dans votre entreprise ? N’hésitez pas à en faire l’objet d’une communication interne 😉

Taux de réussite aux certifications

= nombre de certifications reçues / nombre de formations certifiantes

Cet indicateur va vous permettre de suivre le taux de réussite de vos collaborateurs aux épreuves certifiantes.

Efficacité

E-learning

Le e-learning permet de suivre de près l’efficacité des formations. En fonction des plateformes, vous pouvez avoir accès au taux de progression, au taux de complétude ou encore au taux de réussite des épreuves…

Modèle de Kirkpatrick

Ce modèle créé en 1959 permet d’évaluer l’efficacité d’une formation grâce à 4 niveaux d’évaluation :

La réaction | C’est le ressenti du stagiaire sur sa formation. Il peut s’agit d’une note sur 10 qui évalue la pertinence de la formation.

L’apprentissage | C’est l’évaluation post-formation. Il peut par exemple s’agir d’un quizz pour savoir si les enseignements de la formation ont été retenus. Là encore, vous pouvez utiliser une note sur 10 comme indicateur final.

Le comportement | Il s’agit de la réaction à chaud du manager du stagiaire suite à la formation. Sent-il une amélioration dans la façon de procéder ? Pour calculer cet indicateur, vous pouvez par exemple envoyer un mini sondage au manager un mois  après la formation du stagiaire.

Le résultat | Dans quelle mesure la formation a-t-elle permis d’atteindre les objectifs de l’année ? Pour recueillir cette note, vous pouvez par exemple intégrer une question dans votre modèle d’entretien individuel.
Pour explorer ce modèle de Kirkpatrick et ses récentes évolutions, nous vous conseillons la lecture de cet article.

Évaluation à chaud

En complément ou en remplacement du modèle de Kirkpatrick, vous pouvez utiliser les évaluations à chaud et à froid. L’évaluation à chaud est désormais obligatoirement proposée par les organismes de formation aux stagiaires. Elle permet d’obtenir leur feedback : la formation répondait-elle à leur besoin ? Ont-ils eu le sentiment d’apprendre ?

Évaluation à froid

L’évaluation à froid s’organise à peu près 3 mois après la formation et permet de connaître l’impact de la formation sur les performances du collaborateur formé. Nous publierons prochainement un outil pour comparer les évaluations à chaud et à froid des différents prestataires de formation, mais aussi d’autres indicateurs essentiels comme le coût horaire.

Nous espérons que cet article vous aidera à dresser un état des lieux de la formation dans votre entreprise, calculer ses coûts, mesurer son efficacité. À termes, le suivi de ces indicateurs devrait vous permettre d’optimiser les coûts de formation, améliorer la performance de vos collaborateurs, favoriser leur employabilité et développer leur engagement !

Retrouvez tous nos articles sur les KPI RH

📢 Marque employeur
🔎 Recrutement
💶 Administration du personnel
🎓 Formation
⭐ Climat social