La gestion des notes de frais est une composante essentielle de la fonction RH dans toute entreprise. Elle implique la prise en charge et le remboursement des dépenses professionnelles engagées par les employés dans le cadre de leurs activités professionnelles. Pour les professionnels des RH, il est crucial de comprendre les règles légales et fiscales qui régissent ce processus, ainsi que les meilleures pratiques pour assurer une gestion efficace des notes de frais. Des chiffres* qui font réfléchir :

Le période de traitement d’une note de frais est comprise entre 20 et 30 jours
Le coût du traitement d’une note de frais est de 53€ en moyenne
80% des cadres réalisent des dépenses de frais professionnels (carburant notamment)
une mauvais gestion du délai de remboursement entraîne une insatisfaction du collaborateur et peut entraîner des difficultés financières pour les salariés

Règles légales et fiscales concernant les frais professionnels

Obligations de l’employeur

L’employeur est tenu de rembourser les frais professionnels engagés par les employés dans l’exercice de leurs fonctions. Ces remboursements doivent être effectués dans le respect des règles légales et fiscales en vigueur. Voici, les principales obligations de l’employeur en matière de gestion des notes de frais comprennent :

Remboursement des dépenses engagées par les employés dans le cadre de leurs fonctions.
Respect des montants maximums de prise en charge établis par l’URSSAF.
Conservation des justificatifs de dépenses conformément aux règles fiscales.

Contenu obligatoire

Les notes de frais doivent contenir certaines informations obligatoires pour être considérées comme valables. Parmi les éléments essentiels à inclure dans une note de frais, on retrouve :

La date et le lieu de la dépense.
L’objet de la dépense (repas, déplacement, hébergement, etc.).
Le montant total de la dépense, hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC).
Le nom du salarié ayant effectué la dépense.

Modalités de remboursement

Les remboursements des notes de frais peuvent être effectués selon deux modalités : au réel ou au forfait. Dans le cas d’un remboursement au réel, l’employeur rembourse le montant exact dépensé par l’employé, sur présentation des justificatifs. En revanche, avec un remboursement au forfait, l’employeur verse un montant fixe prédéterminé pour chaque type de dépense, conformément aux montants maximums établis par l’URSSAF. Vous pouvez retrouver les plafonds dans notre modèle de politique de remboursement des frais.

Rappel : Les frais professionnels ne sont pas soumis à cotisations de Sécurité sociale et à CSG-CRDS dans une certaine limite. Voir les plafonds.

Délai de remboursement

Bien qu’il n’existe pas de délai légal de remboursement des notes de frais, l’employeur est tenu de rembourser les frais dans un délai raisonnable. Généralement, il est recommandé de procéder au remboursement dans un délai de 30 jours après réception de la note de frais.

Intérêts de la digitalisation des frais professionnels

La digitalisation des processus de gestion des notes de frais présente de nombreux avantages pour les entreprises. Notamment en termes d’efficacité, de rapidité et de réduction des coûts. Voici quelques-uns des principaux avantages de la digitalisation :

Gain de temps : la digitalisation permet d’automatiser les tâches administratives liées à la gestion des notes de frais, ce qui permet aux RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Réduction des coûts : en éliminant les processus manuels et les frais liés à la gestion papier, la digitalisation permet de réaliser des économies significatives.
Meilleure conformité fiscale et légale : les solutions de gestion des notes de frais numériques offrent des fonctionnalités avancées, garantissant ainsi le respect des règles en vigueur.

Les meilleures solutions pour gérer des notes de frais

En France, plusieurs solutions de gestion des notes de frais se démarquent par leur excellence et leur adaptation aux besoins des entreprises. Parmi les meilleures solutions disponibles sur le marché, on peut citer : les modules indépendants des SIRH comme Eurecia, Lucca ou des solutions spécialisées comme Spendesk, Rydoo.

Retrouvez les fonctionnalités des solutions de gestion de notes de frais dans notre marketplace :

Egalement, nous vous proposons nos outils gratuits si la digitalisation n’est pas encore au cœur de vos préoccupations :

Modèle de notes de frais
Suivi des frais professionnels de l’entreprise
Modèle à communiquer aux salariés sur la politique de remboursement de frais

Conclusion

La gestion des notes de frais est un aspect non négligeable de la fonction RH. C’est pourquoi, ce process nécessite une compréhension approfondie des règles légales et fiscales en vigueur, ainsi que des meilleures pratiques en matière de gestion des dépenses. En digitalisant les processus de gestion des notes de frais et en utilisant des solutions adaptées, les entreprises peuvent optimiser leur efficacité opérationnelle et réduire leurs coûts tout en assurant la conformité avec les réglementations en vigueur.

*Sources :

Étude de la Global Travel Association sur la durée de traitement d’une note de frais
Étude de l’Ifop et Mooncard sur le délai de remboursement des notes de frais