En 2020 et 2021, les confinements successifs sont venus bouleverser les entreprises françaises, qui ont dû s’adapter en urgence au travail à distance. Naturellement, les professionnels des RH ont d’abord mis l’accent sur l’implémentation du télétravail : sécurisation des données, mise en place d’outils collaboratifs, achat de fournitures pour les salariés… Mais un autre sujet a rapidement fait surface : les processus RH traditionnels n’étaient plus adaptés à ces nouvelles pratiques de travail. Le recrutement, la gestion des entretiens et la formation sont particulièrement impactés : voici nos conseils pour les réinventer grâce à la digitalisation.
Digitaliser le recrutement
Niveau de priorité : ⭐⭐⭐⭐⭐
Avec le télétravail généralisé, les professionnels des RH doivent maintenant être en mesure de faire passer les entretiens de recrutement et d’accueillir les nouveaux collaborateurs dans de bonnes conditions, malgré la distance.
L’entretien de recrutement
Savoir faire passer un entretien de recrutement à distance est désormais une compétence indispensable pour les recruteurs. Même si le télétravail à plein temps n’est plus la norme, il reste difficile de recevoir les candidats en présentiel.
Pour cela, deux options s’offrent à vous : les entretiens vidéo en direct et les entretiens vidéo différés. Ces deux méthodes ont leurs avantages. Les entretiens en direct permettent de reconstituer partiellement les conditions de l’entretien physique. Ils peuvent s’effectuer facilement sur des outils gratuits comme Skype, Whereby, Teams, Zoom ou encore Google Meet.
Moins spontané, l’entretien différé peut tout de même s’avérer très utile. Cette méthode consiste à envoyer des questions au candidat et le laisser s’enregistrer en vidéo. C’est un outil de pré-sélection très efficace, et qui laisse plus de liberté au recruteur pour s’organiser que l’entretien en direct.
L’outil InterviewApp est une référence en la matière. Cette plateforme française se démarque par sa simplicité d’utilisation. Un simulateur permet au candidat de s’entraîner avant l’enregistrement final. L’entreprise Adecco a choisi d’intégrer ce simulateur à son site carrière afin d’interpeller et de préparer psychologiquement ses futurs candidats. Enfin, la solution intègre depuis 2019 une intelligence artificielle permettant au recruteur de prendre des décisions plus éclairées.
L’intégration des nouveaux collaborateurs
Comment accueillir un nouveau collaborateur à distance ? C’est une question à laquelle de nombreux services RH ont dû répondre par l’improvisation durant les périodes de confinement et de full remote.
Pour bien accueillir vos nouveaux collaborateurs à distance, nous vous recommandons de définir clairement votre processus d’onboarding : envoi du matériel informatique, d’un mail de bienvenu, des identifiants, d’un livret d’accueil, des consignes de sécurité… Pour vous aider à définir ce processus, nous vous invitons à découvrir nos 3 méthodes pour suivre l’intégration de vos nouveaux collaborateurs. L’une d’entre elles consiste à digitaliser totalement ce processus grâce à une solution d’onboarding comme par exemple Teelt, qui vous permettra d’automatiser de nombreuses tâches.
Digitaliser les entretiens
Niveau de priorité : ⭐⭐⭐⭐⭐
Le télétravail a rendu l’organisation des entretiens (individuels, professionnels, fin de période d’essai…) plus compliquée. Alors que les entretiens physiques et la restitution sur papier/Word étaient la norme dans de nombreuses entreprises, ce fonctionnement n’est pas compatible avec le télétravail. Et dans un sens, tant mieux ! Car digitaliser ses entretiens présente de nombreux avantages.
Le lancement des campagnes
Les outils de gestion des entretiens permettent aux professionnels des RH de lancer et suivre l’avancement de leurs campagnes d’entretiens. Dans la solution de gestion des entretiens Skillapp, lorsqu’une campagne est lancée, les managers sont avertis par mail qu’ils doivent programmer leurs entretiens, directement dans la solution.
Cette fonctionnalité permet aux RH de suivre en temps réel où en sont les managers dans l’avancement de leurs entretiens. Mais elle permet également de simplifier considérablement la vie des managers, qui vont pouvoir planifier facilement les entretiens de leurs collaborateurs, même à distance.
La préparation, le passage et la signature de l’entretien
Lorsqu’un manager planifie ses entretiens, les collaborateurs sont avertis et peuvent commencer leur préparation. Plutôt que d’imprimer leurs trames, les collaborateurs préparent directement leurs entretiens dans Skillapp. Ils ont ensuite la possibilité de partager cette préparation avec leur manager, qui pourra ajouter des commentaires.
Ainsi, le jour de l’entretien, le compte-rendu est déjà partiellement rédigé et les échanges plus fluides. L’entretien peut alors se faire 100% à distance. Le manager n’a plus qu’à ajouter des notes au contenu existant. Le collaborateur vérifie le compte-rendu et ajoute des commentaires si besoin, et chacun signe ensuite électroniquement !
Après l’entretien
Durant l’entretien individuel, le manager peut fixer des objectifs auxquels le collaborateur aura ensuite accès 24/24. Il pourra par exemple ajouter des sous-objectifs et remplir son état d’avancement. Côté RH, les informations des entretiens sont automatiquement traitées. Ainsi, l’administrateur va pouvoir exporter toutes les demandes de formation effectuées durant les entretiens, pour ensuite construire son plan de développement des compétences.
Digitaliser la formation
Niveau de priorité : ⭐⭐⭐⭐
La crise sanitaire a obligé les organismes de formation “traditionnels” à proposer des contenus de formation au format digital. Ainsi, les entreprises n’ayant pas l’habitude de la formation à distance ont pu en faire l’expérience. Mais cela n’est pas suffisant. Les confinements successifs ont révélé une forte envie de se former chez les collaborateurs, qui n’avaient pas forcément les outils nécessaires. Pour favoriser l’upskilling (montée en compétences) et faciliter le reskilling (reconversion, dans le cadre d’une mobilité interne par exemple), vos collaborateurs doivent pouvoir se former eux-mêmes, à tout moment et sur tous supports. Pour parvenir à ce résultat, plusieurs options s’offrent à vous.
Créer et diffuser son propre contenu de formation
Chaque entreprise a la possibilité de créer son propre catalogue de formations. Il peut s’agir de contenus au format texte ou au format vidéo. Cette option peut être intéressante pour diffuser les compétences de chacun au sein d’une entreprise. Pour effectuer cela, il est préférable de disposer d’un outil-auteur, comme Teach Up, une solution reconnue pour sa simplicité d’utilisation, que vous pouvez découvrir dans le replay de notre webinar n°4 consacré à la découverte de solutions RH. Certains LMS (Learning Management System, qui sont des plateformes de gestion de la formation) disposent d’un outil-auteur. On les appelle des LCMS (Learning Content Management System).
Mettre à disposition un catalogue de formations existant
La création de contenus de formation demande du temps et de l’énergie. Les professionnels des RH peuvent donc compléter leur offre en donnant accès à leurs collaborateurs à un catalogue de formations existant. Ces plateformes ont le mérite de mettre régulièrement leurs formations à jour afin de s’adapter aux mutations des métiers. OpenClassrooms et Tuto.com sont des références en la matière.
Utiliser une solution de formation tout-en-un
Certaines solutions sont récemment apparues sur le marché, et combinent les deux premières options. On pense par exemple à mySkillCamp, une solution tout-en-un permettant de :
- créer et diffuser ses propres formations
- suivre les progrès des apprenants
- donner accès à des catalogues de formations externes
Lire aussi : formation, quels KPI RH suivre ?
Avec l’implémentation forcée du télétravail en France, le besoin de digitaliser les pratiques RH s’est fait considérablement ressentir. Bien sûr, les entreprises ont chacune leurs priorités. Mais nous sommes convaincus qu’en digitalisant le recrutement, la gestion des entretiens et la formation, elles s’assurent d’avoir des bases solides pour faire face à la crise et envisager le futur plus sereinement.
