La législation impose aux entreprises un suivi précis des temps et des congés. Face à cela, la gestion des temps et des congés s’impose comme un élément crucial de la fonction RH. Elle impacte directement la productivité et le bien-être des salariés. Pour répondre à l’ensemble des défis que pose une gestion efficace et optimale, la digitalisation se présente souvent comme une solution incontournable.
Quels sont les défis que pose une gestion traditionnelle des temps et congés ? Quels sont les avantages de la digitalisation des process RH ? Quels sont les impacts concrets d’une gestion digitale des temps et des congés ? Enfin, on s’attardera sur les trois erreurs à éviter pour que cela ne vire au casse-tête.
Les défis d’une gestion traditionnelle des temps et des congés
Depuis que les machines à laver existent, il est devenu rare de voir une personne laver son linge à la main, n’est-ce pas ? La gestion traditionnelle des temps et congés suit pourtant une logique similaire. Cette pratique plutôt dépassée s’appuie principalement sur les processus manuels, des feuilles de calcul et une communication papier. Sur le long terme, cette approche peut plomber le bon fonctionnement de l’entreprise.
Défi n° 1 : le manque de précision
Une gestion manuelle est sujette aux erreurs de saisie, aux oublis et aux incohérences. Ces imprécisions ne sont pas sans conséquence. Elles peuvent conduire très facilement à des erreurs sur le solde des congés ou le nombre d’heures travaillées et donc à rémunérer.
Défi n° 2 : Une consommation de temps excessive
On le sait tous, la gestion administrative est ponctuée de “micro-tâches” qui misent bout à bout peuvent être très chronophages. Enregistrer les demandes de congés, vérifier les présences, mettre à jour le planning de l’équipe, communiquer les absences en paie, ajouter les absences imprévues comme les maladies… La machine du temps a vite fait de s’emballer et de mettre les équipes RH en difficulté. Or, ce temps pourrait être investi de façon bien plus intelligente comme apporter de vraies solutions opérationnelles en faveur du bien-être des collaborateurs et d’un meilleur management.
Défi n° 3 : Des difficultés de suivi et de planification
Sans un système centralisé de gestion des temps, le suivi des ressources et la planification des tâches sont particulièrement ardus. Les managers se révèlent incapables de planifier correctement leur projet dans le temps. De plus, ce manque de visibilité conduit à des erreurs d’appréciation qui peuvent affecter la productivité d’une équipe.
Défi n° 4 : La conformité légale mise à à mal
La législation relative au temps de travail et à l’acquisition est particulièrement stricte. Les entreprises sont tenues de respecter ces règles. Il leur appartient de mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour y parvenir. Une gestion manuelle des temps et congés augmente significativement le risque de non-conformité et expose l’entreprise à des sanctions coûteuses.
Les avantages de la digitalisation des process RH
Adopter des solutions numériques ou digitales pour la gestion de vos process RH permet de passer un cap décisif vers davantage de fluidité, de transparence et de conformité. On vous explique cela en détail.
↗️ L’automatisation des tâches
L’utilisation d’une solution digitale permet de réduire drastiquement le nombre d’erreurs en éliminant les saisies manuelles de données. Une solution en ligne garantit une plus grande précision dans le calcul des heures travaillées et des soldes de congés. Cela évite les désaccords et renforce durablement la confiance.
↗️ L’accès instantané aux informations actualisées
L’information stockée sur un cloud permet aux salariés et aux gestionnaires d’accéder à des données actualisées. Cette accessibilité favorise une meilleure communication et une réactivité accrue qui soutient les besoins de flexibilité au travail. C’est d’autant plus important que les organisations s’orientent de plus en plus vers le travail hybride et des équipes de moins en moins à distance.
↗️ Des outils d’analyse puissants
Les datas sont partout ! Impossible de piloter son activité sans se baser sur des données fiables et précises. Les plateformes numériques offrent des outils d’analyse puissants pour vous permettre de transformer des données brutes, parfois incompréhensibles, en insights précieux. Ces informations vous permettront de détecter des tendances, d’identifier les problématiques récurrentes et d’améliorer en continu vos pratiques RH.
↗️ L’amélioration de l’expérience collaborateur
De nombreuses situations de travail peuvent être source de mal-être, de stress et d’anxiété. À condition de prévoir un temps de formation et d’adaptation à l’outil numérique retenu, ce dernier peut améliorer significativement l’expérience collaborateur. En effet, la solution digitale accroît le niveau d’autonomie, diminue la charge mentale et le niveau de stress. Les tensions de recrutement et de rétention des talents sont parfois très prégnantes dans certains secteurs. La solution numérique peut très simplement contribuer à un meilleur environnement de travail.
Comment la digitalisation simplifie concrètement la gestion des temps et des congés ?
Vous n’êtes pas encore totalement convaincu de l’intérêt de digitaliser votre gestion des temps et congés ? Alors, soyons plus concrets avec ces trois points clés qui illustrent mieux ces changements.
#1 — La notification et les rappels automatiques
La plupart des systèmes digitaux de gestion des temps et congés proposent des fonctionnalités de notification et de rappel. Ces fonctionnalités permettent de gérer les échéances importantes comme le départ d’un salarié en mobilité, un salarié qui bénéficie d’une formation à l’extérieur de l’entreprise ou encore une salariée qui partira en congé maternité.
Dans le cas d’une demande de congé, le salarié peut déposer sa demande de congé et connaître immédiatement le statut d’avancement de celle-ci. Du côté du manager, les tableaux de présence actualisés en temps réel lui permettent de donner son accord en tenant compte d’informations fiables. Quant aux gestionnaires RH, ils disposent de la bonne information à intégrer dans leur SIRH et s’assurent une production de paie correcte.
#2 — La gestion des heures supplémentaires et des jours de repos
Les heures supplémentaires sont un excellent coup de pouce pour contrer les effets de l’inflation. C’est aussi un choix difficile pour certains salariés qui peinent à trouver le bon équilibre vie professionnelle et vie personnelle. Face à cela, les entreprises doivent impérativement répondre par une gestion transparente et précise de ces heures et des compensations en repos. Elles doivent veiller à ce qu’elles soient bien payées ou compensées sans contestation possible. Une gestion digitale garantit cette équité et la conformité à la loi.
#3 — L’autonomisation des salariés via des portails dédiés
L’engagement collaborateur peut être dopé en agissant sur le niveau d’autonomie qui leur est accordé. Grâce à une solution numérique, les salariés bénéficient d’un accès direct à leurs informations personnelles de temps et de congés. Ils peuvent alors gérer leurs demandes de façon autonome et anticiper la gestion de leurs congés et jours de repos. C’est aussi un gain de temps appréciable pour les équipes RH qui ne sont plus sollicitées pour ces questions basiques et peuvent s’appuyer sur l’outil en ligne.
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Les 3 erreurs à éviter pour réussir la digitalisation de la gestion des temps et congés
Une gestion des temps et des congés digitalisée peut s’apparenter à un véritable parcours du combattant. Surtout, si vous ne prenez pas vos précautions et commettez ces trois erreurs.
1️⃣ Choisir une solution peu personnalisable et peu flexible
Selon l’organisation, l’entreprise ou encore le secteur d’activité, les besoins en matière de gestion des temps et congés peuvent être très différents. C’est pourquoi il est important de ne pas se tourner vers une solution offrant peu d’options de personnalisation. Vous prendriez alors le risque d’avoir une solution qui ne réponde pas pleinement à vos besoins spécifiques et qui ne soit pas pleinement utilisée. Il faudra alors ajouter à cela une faible utilisation qui contraindrait les équipes RH et les managers à multiplier les outils pour suivre les présences des salariés.
La plateforme retenue devra être à la fois flexible et évolutive en fonction de vos besoins et de vos exigences.
2️⃣ Négliger l’accompagnement des utilisateurs
Le déploiement d’une solution digitale ne signifie pas la fin du processus. À ce titre, vous devrez élaborer un plan de formation à la prise en main de l’outil, un guide utilisateur et être disponible pour répondre aux questions éventuelles. Cette étape est cruciale pour lever les résistances aux changements qui peuvent se manifester du côté des salariés comme des managers. Vous pourrez alors assurer une transition en douceur et obtenir un taux d’adoption de la solution qui soit satisfaisant.
3️⃣ Ne pas analyser les données d’utilisation de la solution
Lors de la phase de lancement, vous devrez prendre soin de collecter les retours des utilisateurs (RH, managers et salariés) et analyser les données d’utilisation. Vous serez alors en mesure d’ajuster et optimiser en fonction des feedbacks, avec l’aide du support de l’éditeur de la solution choisie.
Conclusion
La digitalisation des processus RH de gestion des temps et absences permet une précision accrue, une réduction significative du temps consacré à la gestion administrative ainsi qu’une meilleure planification des ressources. Pour tirer pleinement parti des avantages de la digitalisation, il est essentiel d’éviter les pièges d’une personnalisation insuffisante et de penser pleinement l’accompagnement des différents utilisateurs. En somme, la digitalisation pourra alors s’avérer non seulement une réponse aux exigences actuelles mais aussi un levier de performance et de satisfaction au travail. Ce serait dommage de s’en priver, n’est-ce pas ?
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