Une grande partie des collaborateurs se trouve confrontée à une surcharge d’activité entraînant un gaspillage involontaire des ressources et des capacités de l’organisation. Ce gaspillage se traduit à la fois sur le plan humain et matériel.
Or, à l’heure où les entreprises doivent innover pour s’adapter à un contexte économique fluctuant, il est primordial d’éliminer le superflu pour reprendre la main sur la croissance de l’activité. De par son rôle central dans l’évolution de l’entreprise, la fonction RH est largement concernée par cette problématique. À ce titre, la démarche lean appliquée à la gestion des ressources humaines est sans aucun doute un puissant levier de changement de l’organisation.
Qu’est-ce que le lean ? Et le lean RH, de quoi s’agit-il précisément ? Comment appliquer la démarche lean aux différentes fonctions RH ? Enfin, nous vous dévoilerons trois bonnes raisons d’adopter cette démarche.
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L’interview complète de l’experte Lean RH
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Qu’est-ce que le lean ?
Littéralement, le lean signifie sans superflu. De manière plus précise, le lean est une méthode de gestion de la production et de l’organisation du travail qui invite à se concentrer sur l’essentiel. L’expression la plus appropriée et souvent la plus utilisée est celle du lean management.
Brève histoire du lean
Le lean trouve son origine au Japon dans les années 50, au sein des entreprises Toyota. Face à la pénurie de main-d’œuvre à laquelle le pays doit faire face au sortir de la guerre, le groupe Toyota est contraint d’innover et met en place une nouvelle organisation du travail et de la production. Connu sous le nom de Toyota Production System, ce système se présente comme un ensemble de méthodes visant à optimiser la production sans compromis sur la qualité ni sur la fiabilité des produits proposés.
Le lean management ou lean manufacturing a été vulgarisé par James P. Womack et Daniel T. Jones dans leur ouvrage intitulé Lean thinking et publié à la fin des années 90. Cette nouvelle forme d’organisation recherche l’amélioration de la qualité et la rentabilité de la production de l’entreprise. En matière de gestion des ressources humaines, les collaborateurs sont incités à constamment améliorer leurs compétences professionnelles afin de préserver les ressources de l’entreprise.
L’objectif de la démarche lean
En une phrase, Sylvie Di Pietrantonio du cabinet MSB Dynamique résume la démarche lean comme le fait de « faire de la production à valeur ajoutée ». L’objectif principal de la démarche est donc de garantir la qualité de l’offre ou du produit tout en maximisant la productivité de l’entreprise, tout en éliminant le gaspillage.
Les 5 principes du lean
James P. Womack et Daniel T. Jones ont énoncé les cinq principes du lean :
- Définir la valeur du produit ou de l’offre par rapport aux attentes clients ;
- Éliminer le gaspillage pour ne garder que les tâches ou opérations à valeur ajoutée ;
- Optimiser les flux en s’interrogeant sur ce qui empêche l’enchaînement des diverses opérations considérées comme à valeur ajoutée ;
- La gestion et une utilisation optimales des ressources en fonction de la demande client ;
- L’amélioration continue des processus de production.
Le lean RH : de quoi s’agit-il ?
Éléments de définition
Spécialiste de la question, Sylvie Di Pietrantonio propose une approche en trois temps du lean appliqué aux RH :
- Éliminer le gaspillage ;
- Enlever la surcharge de travail ;
- Et donner de la régularité.
Ces trois points s’articulent en outre autour d’une standardisation des pratiques ainsi qu’une optimisation des process dans un objectif constant d’amélioration continue.
Corréler valeur et environnement de travail
Le lean RH a pour ambition de ne garder que les tâches à forte valeur ajoutée. Les salariés perçoivent plus rapidement le fruit découlant de leurs missions. Cela a donc un impact direct sur la qualité de vie au travail, le niveau de motivation des collaborateurs. En outre, il s’agit d’une réponse appropriée à la question du sens recherché par les collaborateurs dans leurs missions au quotidien.
Garder l’essentiel
En se concentrant sur l’essentiel, les équipes parviennent à être plus focus et économisent donc leur temps et leur énergie. Il s’agit donc de garantir l’optimisation des ressources pour mieux accompagner les changements de l’organisation dans un monde du travail en perpétuel mouvement.
Comment appliquer le lean RH aux différentes fonctions RH ?
Recrutement
Le recrutement fait face à de nombreux défis et les entreprises ont de plus en plus de mal à y répondre. Attractivité des salaires alors que la croissance est en berne, répondre à la question du sens des nouvelles recrues, fédérer autour d’une culture d’entreprise forte et impactante sont autant de questions qui appellent des réponses pensées sur le long terme.
Un recrutement externe comporte de nombreux risques pour l’entreprise. C’est pourquoi, avant cela, il est judicieux de s’intéresser à la répartition du pouvoir. En effet, lorsque le pouvoir est entre les mains des seuls managers, cela limite la circulation des informations, le niveau de motivation et donc l’optimisation des ressources humaines.
🎙️ EXTRAIT
Ecoutez 5 minutes de notre interview lié au lean RH dans le cadre du process Recrutement.
Onboarding
Le lean RH place l’humain au cœur de sa réflexion. Par conséquent, l’onboarding de la nouvelle recrue est donc un axe central de réflexion. Un onboarding réussi aura pour principaux effets de favoriser la rétention des talents et d’améliorer à long terme la productivité. Le lean management RH permet la standardisation des étapes d’intégration des nouveaux collaborateurs, mais aussi de se concentrer sur les individus plutôt que sur les tâches annexes.
Gestion des emplois et parcours professionnels
Dans le cadre d’une démarche Lean, il convient de s’intéresser aux ressources dont vous disposez déjà en interne et de les considérer sous l’angle du « gaspillage » des talents. En effet, certains collaborateurs peuvent être disposés à faire plus et parfois même en attente de plus de responsabilités. Le déploiement d’une politique de gestion des emplois et parcours professionnels associée à la démarche Lean contribue à améliorer la standardisation des pratiques liées à la gestion de la formation professionnelle.
3 bonnes raisons d’utiliser le lean RH
Le lean RH s’articule autour de la participation active de l’ensemble des collaborateurs vers l’objectif d’amélioration de la performance globale. Partant de ce postulat, les RH sont indéniablement un vecteur profond et durable de transformation. Peu importe le secteur d’activité, la démarche lean présente de nombreux avantages. Parmi les principaux avantages, on citera :
- La réduction des coûts ;
- L’amélioration de la qualité de service ;
- L’optimisation des flux de travail.
1. Réduire les coûts
L’implantation du lean RH a pour effet de réduire les délais de réalisation des tâches, ce qui a pour effet de réduire les coûts globaux et donc de maximiser les profits. Le suivi des indicateurs de performance dans une optique d’amélioration continue contribue à une meilleure prise en compte des difficultés rencontrées par les membres de l’équipe RH et permet d’entrevoir rapidement des axes d’amélioration.
2. Améliorer la qualité de service
La grande part de tâches administratives de la gestion des ressources humaines peut rendre celle-ci particulièrement chronophage. S’en suivent alors des délais de réponse allongés, des erreurs de traitement, etc. La démarche lean est donc particulièrement appropriée pour optimiser la qualité de service. En se concentrant sur ce qui n’apporte pas de valeur ajoutée au travail des équipes RH, la démarche lean contribue à diminuer sensiblement le niveau de stress, réduire le turn-over ou encore améliorer le climat social.
3. Optimiser les flux de travail
Le lean RH s’appuie sur un état des lieux voire une cartographie des processus de gestion déjà en place ainsi que les tâches dévolues à chacun. L’analyse complète des flux de travail de l’ensemble des membres de l’équipe se révèle déterminante pour mettre à jour les activités à valeur ajoutée et celles à éliminer.
Notre partenaire de confiance : MSB Dynamique
Besoin d’être accompagné dans le déploiement d’une démarche lean RH ? Le cabinet MSB Dynamique met son expertise au service du développement de votre activité.
Vous serez accompagné pas à pas vers l’amélioration de vos pratiques RH. Grâce au lean RH, vous aurez toutes les cartes en main pour cibler et ne conserver que les tâches à valeur ajoutée pour inscrire vos actions RH dans une véritable optique d’amélioration continue.
N’attendez plus, contactez Sylvie Di Pietrantonio afin de réussir le déploiement de votre démarche de lean RH.
Pour conclure
Pour finir, il apparaît de plus en plus évident que les entreprises doivent sans cesse interroger leurs pratiques RH pour espérer rester compétitives. En proposant un système de gestion structurée, le lean RH permet à l’entreprise de poursuivre sa croissance sur des bases solides. Chaque membre de l’organisation développe sa capacité à réfléchir et se révèle force de proposition pour améliorer les performances globales de l’activité, en se concentrant sur les tâches à valeur ajoutée.
