Le numérique a bouleversé les pratiques de nombreux professionnels RH. Cette révolution a permis de gagner du temps et d’accroître la flexibilité. Les équipes RH se sont peu à peu hissées au rang de partenaires stratégiques. Au cœur de ces évolutions, le SIRH (Système d’information des Ressources Humaines) est incontournable.
Selon le baromètre RH publié par HR Path en janvier 2023, 54 % des DRH estiment que leur service est numériquement mûr, ce qui traduit l’importance de s’équiper de système performant, innovant et doté des meilleures technologies. Dans cette optique, quelle est la meilleure stratégie pour son changement de SIRH en 2024 devient une question primordiale pour améliorer et renforcer ses pratiques RH.
Cependant, un changement de SIRH n’est pas à prendre à la légère. Il implique d’analyser les besoins spécifiques de l’entreprise, les dernières tendances RH, ainsi que les défis pratiques liés à la continuité de l’activité, la confidentialité ou encore la conformité légale. Une stratégie complète de changement de SIRH doit donc être élaborée.
Si vous avez pour projet de changer de SIRH en 2024, notre article sera à coup sûr votre meilleur allié pour vous assurer une transition réussie et bénéfique.
Contexte et enjeux d’un changement de SIRH
Avant de comparer les fonctionnalités des SIRH les plus en vue, nous vous recommandons de prendre le temps d’analyser le contexte et les besoins spécifiques de la gestion RH.
Impact des tendances actuelles sur la gestion RH
La digitalisation transforme les processus RH : gestion de la paie, suivi des absences et demandes de congés, recrutement, gestion de la formation et développement des compétences. Les thématiques sont vastes et nécessitent une organisation optimale. L’automatisation libère les professionnels RH des tâches administratives répétitives, permettant de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Les données sont aussi devenues un axe central dans la prise de décisions RH. Un SIRH efficace doit donc intégrer des outils d’analyse avancés pour guider ces dernières.
Les besoins spécifiques des professionnels RH
L’année 2024 place les RH au centre d’un défi stratégique : transformer le potentiel humain en une force motrice pour l’entreprise. Les SIRH doivent à la fois permettre de suivre, anticiper et accompagner les organisations vers le succès alors même que leur environnement est fluctuant.
En matière de recrutement, il s’agit d’aller au-delà de la question de la simple attraction et rétention des talents. Les SIRH sont un allié précieux pour un meilleur développement des parcours professionnels, alignés sur les objectifs à long terme de l’organisation. Ils devront permettre une identification pertinente des besoins en compétences futures et une anticipation proactive des évolutions de carrière.
Les SIRH doivent évoluer en symbiose avec les nouveaux paradigmes de travail. Depuis la crise sanitaire, le travail à distance s’est imposé avec notamment une organisation souple du travail telle que le flexoffice. Cette organisation nécessite des systèmes agiles pour gérer simplement des équipes dispersées.
À cela s’ajoute l’importance de penser l’intégration dans l’entreprise des jeunes générations. Leurs attentes vis-à-vis du monde du travail diffèrent légèrement avec le besoin de davantage de flexibilité et d’engagement sociétal.
En parallèle, les questions liées à la santé mentale au travail occupent une place croissante. Elles nécessitent de s’équiper de SIRH disposant de fonctionnalités de suivi du bien-être et de prévention de l’épuisement professionnel pour une gestion plus bienveillante.
Les défis d’un changement de SIRH
Un changement de SIRH n’est pas sans conséquence sur l’organisation concrète et quotidienne des équipes. Ce défi de la continuité opérationnelle lors de ce changement implique une planification rigoureuse en amont ainsi qu’une gestion de projet efficace.
Le second défi à relever est celui de la gestion des données RH. Ces données sont par nature sensibles et impliquent une attention particulière en termes de confidentialité et de conformité lors du changement de SIRH.
Quelle stratégie adopter pour la mise en place de votre nouveau SIRH ?
Au regard des nombreuses implications d’un changement de SIRH, sa mise en œuvre requiert une planification méticuleuse et une exécution précise. On vous explique comment procéder.
#1 — Choisir votre SIRH en fonction de vos besoins RH
Pour bien sélectionner votre SIRH, vous devez d’abord évaluer de façon approfondie vos besoins RH. Déterminer les fonctionnalités critiques dont votre organisation a le plus besoin. Il peut s’agir de la gestion du recrutement, du suivi des performances, de la paie ou bien encore le développement des compétences. Cela requiert une analyse de données efficace et régulière. Par ailleurs, il faudra veiller à ce que la solution retenue réponde à vos problématiques immédiates, mais aussi futures.
Un changement de SIRH ne signifie pas bouleverser l’ensemble de votre écosystème technologique ou numérique. Au contraire, le nouveau SIRH doit s’intégrer de façon harmonieuse avec les autres outils déjà en place, et notamment votre solution de comptabilité. Cette intégration réussie est indispensable pour minimiser les perturbations éventuelles dans les missions quotidiennes.
Nos outils RH
Vous pouvez télécharger notre guide SIRH avec notre modèle de cahier des charges personnalisables et le fichier de travail sur les fonctionnalités d’un SIRH.
#2 — La gestion du projet de changement
Lors de la mise en place d’un nouveau SIRH, le hasard et l’improvisation n’ont pas lieu d’être. Bien au contraire, cela nécessite un calendrier de déploiement cohérent et réaliste. Prenez le temps de définir des étapes, d’effectuer des bilans réguliers et de réserver un temps suffisant pour chaque phase du projet. Par ailleurs, tenez compte du temps que chacun peut dédier à ce changement de SIRH en intégrant aussi les équipes techniques.
La création d’un cahier des charges SIRH est par ailleurs indispensable. Il précise les exigences techniques et opérationnelles du SIRH. Ce document est une véritable boussole pour vous permettre d’aligner les attentes de votre entreprise et les capacités fonctionnelles du SIRH.
Conseil : N’hésitez pas à contacter plusieurs SIRH afin de les comparer sur les différentes fonctionnalités attendues, le cout, l’hébergement des données … Nous vous invitons à consulter notre partenaire Optimal RH pour vos projets SIRH qui répond selon nous aux enjeux actuels des entreprises qui attendent un SIRH tout en un abordable !
#3 — Accompagner le changement
Un changement de SIRH s’accompagne parfois de certaines réticences voire résistances de la part des équipes. La communication a alors un rôle clé. Son objectif est d’informer, de rassurer les salariés sur les raisons de ce changement et d’expliciter les bénéfices de ce dernier. Par ailleurs, l’écoute active autant en amont qu’après est indispensable pour que le nouveau SIRH soit accepté et surtout utilisé pleinement.
La résistance au changement peut aussi s’expliquer par la crainte de ne pas savoir utiliser le nouvel outil. Pour contrer cela, des sessions de formation doivent être planifiées avec l’éditeur de la solution ou en interne pour que les salariés se familiarisent facilement avec l’outil. En parallèle, il faudra veiller à ce que l’éditeur SIRH propose bien un support technique disponible.
Mise en œuvre et suivi post-déploiement
Nous arrivons maintenant à la phase finale de votre changement de SIRH : le déploiement. Trop souvent sous-estimée, cette phase est pourtant déterminante dans la valorisation de votre investissement.
Intégration technique et protection des données
La transition vers le nouveau SIRH exige une attention particulière à la sécurisation des données, surtout en matière de recrutement et de gestion de la paie. Concrètement, les équipes devront respecter un cadre juridique et technique précis et se conformer à la RGPD.
Lors du processus de migration, le cryptage des données peut s’avérer nécessaire pour prévenir tous risques de fuite ou d’accès non autorisés.
Des tests rigoureux sont nécessaires pour s’assurer à la fois que les données sont correctement transférées et que le nouveau système est sécurisé et conforme. Cette période transitoire est vraiment cruciale pour les équipes RH. En effet, un changement de SIRH ne doit pas impacter les salariés et l’activité globale de l’entreprise. En parallèle, le respect des règles légales, notamment lors du versement de la paie doit requérir toute votre attention. On imagine difficilement les salariés accepter un retard de versement de salaire en raison du changement de SIRH, et encore moins les instances de protection des droits des salariés.
Accompagnement et support continu dans le déploiement du SIRH
La mise en place d’un SIRH nécessite un support technique constant de la part de l’éditeur ou fournisseur de solution. En pratique, cela peut se traduire par :
- Un support technique réactif : Dans l’idéal, optez pour un accompagnement personnalisé permettant de résoudre rapidement les problèmes rencontrés. En plus d’être réactif, le support doit aussi s’adapter aux particularités de votre secteur d’activité.
- La mise en place d’un canal de feedback structuré : L’écoute et la gestion des retours des utilisateurs doivent vous permettre d’améliorer le système, de l’adapter à vos besoins réels et ainsi favoriser l’acceptation du changement. Progressivement, vous pourrez ajuster le déploiement du SIRH en conséquence ;
- Une stratégie de changement pragmatique qui prend en compte les habitudes des salariés et qui est couplée avec une communication motivante et engageante.
Suivi d’impact et amélioration continue du nouveau SIRH
Une fois le nouveau SIRH implémenté, vous devrez suivre son impact sur les différentes fonctions RH. Cela peut passer par l’évaluation des gains de temps réalisés par une automatisation accrue, l’efficacité dans le traitement des diverses demandes et enfin, la qualité globale des actions RH. Des indicateurs de performance clé ou KPIs seront établis et suivis de façon régulière pour mesurer l’efficacité et la pertinence des opérations RH.
En bout de chaîne, les retours d’expérience des utilisateurs, les salariés et l’équipe RH sont très précieux pour l’amélioration continue du SIRH. Ces feedbacks sont d’autant plus importants qu’ils permettent de réfléchir sur la facilité d’utilisation du système, la pertinence des fonctionnalités et les éventuelles lacunes du système. Progressivement, des ajustements pourront être identifiés pour que le système s’adapte à vos besoins RH et à votre organisation.
Le mot de la fin
Pour conclure, un changement de SIRH est souvent un véritable “game changer” pour les entreprises désireuses de rester compétitives en améliorant leurs pratiques RH. Cependant, cette démarche peut être considérée comme fastidieuse si elle n’est pas correctement planifiée en amont. En parallèle, choisir la solution la plus adaptée à vos besoins et qui propose un accompagnement de qualité est indispensable pour vous engager dans une évolution positive et bénéfique à l’ensemble des membres de l’entreprise.
