La pandémie Covid a fortement contribué à modifier notre rapport au travail. Responsable de la normalisation et de l’élargissement du recours au télétravail, la crise sanitaire a précipité l’émergence de nouveaux modes d’organisation du travail. Le smart office, le nomadisme digital, le digital workplace… représentent tout autant d’innovations organisationnelles agiles qui ringardisent le travail en 100 % présentiel. En 2023 la tendance est au Flex Office ! Gage de souplesse, cette solution binaire possède des atouts incontestables, tant pour les collaborateurs que pour les employeurs.

Mais qu’est-ce que le Flex Office ? Quels sont les avantages et les inconvénients du Flex Office ? Comment se traduit-il concrètement ? Quelles sont les entreprises ayant recours au Flex Office ? L’émergence de ces nouveaux modes de travail hybrides menace-t-elle le travail en présentiel ?

Si vous rêvez de liberté et d’autonomie, alors ce programme va vous plaire ! Sceptique ? Les arguments ci-dessous devraient vous convaincre 😉.

Le Flex Office : un modèle de travail hybride

Née dans les années 1990 en France, la tendance du Flex Office, que l’on peut traduire littéralement par « bureau flexible », revient au goût du jour ! Cette organisation du travail est instaurée par l’entreprise Andersen Consulting, à destination de ses commerciaux nomades. Souvent en déplacement extérieur, ils ont à disposition des bureaux à temps partagé lorsqu’ils rentrent de leurs rendez-vous clients.

Le Flex Office est issu d’un modèle de travail hybride et repose sur un savant mélange de travail à distance et de présentiel. Concrètement, il prend en considération les différents rythmes des collaborateurs, afin d’aménager l’espace de travail en fonction des effectifs maximum sur place. Car au sein d’une entreprise qui pratique le travail hybride, les salariés ne sont jamais tous présents en même temps, hors événement exceptionnel. Certains profitent de leur congé, d’autres sont en déplacement ou en télétravail, parfois à mi-temps, quand ils ne sont pas nomades digitaux à l’étranger…

Face à ce constat, des entreprises optent pour le Flex Office afin de réduire la surface des locaux et concevoir un espace de travail non personnalisé. D’influence minimaliste, le Flex Office invite à se suffire de la superficie nécessaire. Ce concept du bureau partagé consiste également à aménager la zone de travail en fonction des besoins de chacun. À la place des bureaux attitrés, il s’agit d’organiser des box individuels, de moduler une salle de réunion, de créer un espace propice au brainstorming ou d’imaginer un coin repos… tout devient alors possible !

Les points forts et les limites pour les collaborateurs et l’entreprise

Pourquoi mettre en place le Flex Office ?

Selon la philosophe Julia de Funès, le télétravail a contribué à désacraliser le travail. Ainsi, l’activité professionnelle n’occupe plus une place centrale, mais s’articule et se combine avec fluidité aux autres pans de notre existence. Habitués à la flexibilité qu’offre le travail à distance, les salariés qui en bénéficient aspirent par conséquent à moins de rigidité lorsqu’ils reviennent en entreprise. Et c’est exactement ce que propose le Flex Office ! L’adopter présente d’innombrables avantages, tant pour les collaborateurs que pour l’employeur.

Renforcer la cohésion d’équipe

La configuration du bureau partagé, et par conséquent de l’espace de travail modulable, encourage les salariés à changer régulièrement de poste de travail. Cela favorise des interactions qui n’auraient pas lieu spontanément au sein d’une entreprise avec des bureaux fixes. L’occasion de créer de nouvelles connexions et d’améliorer l’esprit d’équipe ! Par ailleurs, l’agencement du Flex Office confère une vue d’ensemble ; il aide chacun à mieux comprendre le rôle et les missions de ses collègues.

Augmenter l’efficacité et la productivité au travail

Changer régulièrement d’emplacement pour travailler contribue à stimuler la créativité. Le Flex Office serait donc propice à la naissance d’idées innovantes ! De plus, la modulation de la zone de travail suggère aux employés des lieux dédiés à leurs besoins. Le box individuel permet d’atteindre une concentration optimale et s’avère parfait pour effectuer un rendez-vous en visio. L’open space autour d’un îlot central est idéal pour favoriser le travail collaboratif. Quant à la salle de pause, elle permet de souffler et d’échanger de manière plus informelle dans une ambiance détente. Ainsi, le bureau flexible reste particulièrement bénéfique pour augmenter la productivité.

Développer l’inclusion et améliorer la QVCT

Sous certains aspects, le Flex Office œuvre pour l’inclusion. En effet, il offre une diversité d’espaces à l’image des personnalités, des fonctionnements, ou des humeurs de chacun. Notons que ce type de structure peut favoriser l’intégration des salariés en situation de handicap invisible tels que les autistes. À l’instar des individus sensibles au bruit ou qui rencontrent des problèmes de concentration, ils peuvent s’isoler lorsqu’ils en ressentent le besoin. Les salariés hyperactifs pourront également y trouver leur compte, tout comme les introvertis, ou encore ceux qui privilégient le collectif. Ainsi, le Flex Office compose avec les spécificités de chacun afin de proposer un espace respectueux de tous. Il s’agit par conséquent d’un merveilleux outil de QVCT qui offre aux équipes des conditions de travail à leur image !

Favoriser l’autonomie des équipes

Le travail hybride confère aux équipes davantage de liberté dans l’organisation du temps de travail. Il est synonyme d’un meilleur équilibre vie professionnelle — vie personnelle. Ainsi, le Flex Office vient renforcer cette autonomie à travers l’agilité organisationnelle dans l’espace. Cela induit une certaine confiance de la part des managers qui, dès lors que les objectifs sont atteints, laissent chacun s’organiser à sa manière. Le Flex Office requiert l’usage d’un management flexible pour une adéquation avec l’évolution des pratiques de travail.

Lutter contre la sédentarité

Le Flex Office participe à lutter contre la sédentarité, véritable fléau de notre société. Il favorise les changements de position et invite les corps à se mettre en mouvement régulièrement au cours de la journée. Cela contribue à améliorer la santé des collaborateurs et prévient, entre autres, l’apparition de TMS (troubles musculo-squelettiques).

Fidéliser les salariés et attirer de nouveaux talents

Les nouveaux modes de travail ont le vent en poupe ! Lorsqu’ils s’intègrent parfaitement à la culture d’entreprise, ils participent considérablement à améliorer la marque employeur. Le travail hybride et le Flex Office sont des arguments de taille pour attirer de nouveaux collaborateurs en quête de flexibilité. C’est aussi un précieux levier de fidélisation idéal pour limiter le turn-over et éviter la perte de savoir — faire.

Réduire le coût de fonctionnement

Les fournisseurs d’énergie estiment que les prix de vente de l’électricité pourraient augmenter jusqu’à 83 % en 2023 ! Pour faire face à cette inflation galopante, le Flex Office s’avère être une solution particulièrement efficace. En effet, la réduction de l’espace de travail engendre inéluctablement la réduction des coûts de fonctionnement. Il permet ainsi de faire des économies en termes d’électricité, mais aussi de loyer et d’entretien.

Quels sont les inconvénients rencontrés en Flex Office ?

Comme tout mode de travail, et malgré la kyrielle d’avantages que possède le Flex Office, il présente également des inconvénients ou nécessite parfois certaines adaptations.

Vers une évolution du mode de management

À l’instar du télétravail, les débuts du Flex Office peuvent désorganiser quelque peu la gestion des ressources humaines établie. Les responsables peuvent avoir le sentiment de perdre le contrôle de leurs équipes ou de manquer de visibilité sur l’avancée de leurs missions. En réalité, cette configuration requiert une gestion d’équipe un peu différente qui privilégie l’accompagnement et le conseil. Le manager doit dorénavant combiner avec un collectif autonome et leur accorder sa confiance. Il revêt alors sa double casquette de chef d’orchestre et de coach. Rassurez vous, des outils permettent d’effectuer cette transition en douceur. C’est notamment le cas de la solution Hubtobee, qui propose une plateforme collaborative pour un travail hybride maîtrisé.

Créateur d’inégalités

Dans certaines entreprises, tous les métiers ne se prêtent pas au Flex Office. Aussi, la mise en place d’un tel dispositif peut créer certaines inégalités entre les collaborateurs et engendrer un sentiment de frustration. Dans ce cas, et pour davantage d’équité, il convient de réfléchir à des aménagements ou améliorations des conditions de travail destinés aux salariés qui ne peuvent pas bénéficier de cette avancée.

Une organisation logistique différente

D’un point de vue logistique, contrairement aux bureaux nominatifs, le Flex Office ne prévoit pas d’espaces privatifs. Cela nécessite de libérer les lieux en fin de journée afin de léguer la place aux collègues le lendemain. Par conséquent, installer ses affaires personnelles de manière durable n’est pas possible. Pour autant, la mise en place de casiers sécurisés peut permettre aux collaborateurs de laisser leurs effets personnels au sein de l’entreprise.

Les entreprises qui ont adopté le Flex Office !

Le Flex Office a déjà séduit pléthore d’employeurs ! Parmi eux, on peut citer Adidas France, dont les locaux comprennent une salle de sport, une cuisine ouverte, un espace repos… l’objectif premier : que les collaborateurs se sentent comme chez eux !

Sur certains sites, EDF propose également des locaux transformables avec des cloisons amovibles. Cela permet d’aménager l’espace avec une facilité déconcertante ! Des bulles en plexiglas permettent aux collaborateurs de s’isoler, tandis qu’un espace détente et cuisine s’étend entre un open space et une salle de réunion.

AirBnb France a littéralement aménagé un immeuble parisien en loft. Les employés peuvent alors profiter d’immenses espaces collaboratifs modulables à la décoration soignée.

Chez LeBoncoin France, pas de bureau personnel ! L’entreprise souhaite mélanger les équipes et favoriser les échanges grâce à des pièces collectives. Elle propose aussi des alcôves pour être au calme, des salles de réunions modulables ainsi que deux restaurants.

Philips France, PwC Paris, BWM Group ou encore Axa France… ont également cédé aux sirènes du travail hybride combiné au Flex Office.

En conclusion

Pouvons-nous considérer que la réduction progressive de l’espace de travail peut conduire à une disparition du travail en présentiel ? La réponse est non. Le Flex Office a pour vocation d’offrir aux collaborateurs une expérience de travail optimale grâce à des conditions de travail personnalisées en fonction de leurs besoins. En outre, et puisque toutes les professions ne se prêtent pas au Flex Office, le travail en présentiel ne peut pas disparaître. Par ailleurs, quand cela est possible, le travail en 100 % à distance n’est pas souhaitable. Il pourrait faire émerger de nombreuses problématiques d’ordre psychosocial que tout employeur se doit de prévenir. Par conséquent, le Flex Office se présente comme une solution équilibrée de travail hybride !