Élections CSE : Comment mettre en place le vote par internet ? 

Les élections du Comité Social et Économique (CSE) sont un moment fort dans la vie de l’entreprise. Toutefois, à l’ère du tout numérique, les pratiques électorales tendent à évoluer elles aussi. Ainsi, de plus en plus d’entreprises se laissent convaincre par le passage au vote électronique. 

Cependant, cette transition vers le vote électronique implique le respect d’un certain nombre de contraintes réglementaires et impose de tenir compte des enjeux de sécurité et de confidentialité des données. 

Pour vous aider à y voir plus clair, nous sommes allés à la rencontre d’experts du sujet qui vous dévoileront les bonnes pratiques à adopter pour mettre en place le vote par Internet lors des élections du CSE. 

Au programme, 

• Cadre réglementaire des élections CSE
• Les bénéfices du vote électronique
• Sécurité : RGPD, CNIL et garanties techniques du vote par internet
• Déploiement du projet : processus et planning

Retrouvez notre webinar consacré à la mise en place du vote électronique 👇

Le cadre réglementaire des élections CSE

La mise en place du CSE : une obligation légale

Depuis le 1er janvier 2028, la loi a rendu obligatoire la mise en place du CSE pour toutes entreprises dépassant l’effectif de 10 salariés durant 12 mois consécutifs. Ainsi, au-delà de 11 salariés, l’entreprise est tenue de procéder à la mise en place des élections des membres du CSE.

Cette disposition législative énoncée à l’article L2311-2 du Code du travail a donc permis d’élargir le champ d’application des entreprises concernées.  

Les évolutions législatives concernant le vote électronique

Depuis la loi du 21 juin 2004, le vote électronique est possible pour les élections professionnelles. C’est le décret du 25 avril 2007 qui est venu en préciser les modalités d’application. Ce dernier a permis la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles en autorisant le recours par accord d’entreprise uniquement. 

Une loi promulguée en 2016 est intervenue pour élargir davantage encore les possibilités de recours à ce mode de vote. En effet, elle a permis de mettre en place le vote électronique, à défaut d’accord avec les partenaires sociaux. 

Depuis la loi Travail de 2016, l’entreprise peut décider unilatéralement de mettre en place le vote électronique dans l’entreprise. Enfin, le 13 janvier 2021, la Cour de cassation a affirmé que le recours au vote électronique pouvait être mis en place sans même avoir tenté la négociation d’un accord avec les partenaires sociaux. 

👍 Pour que l’ensemble des partenaires sociaux adhèrent au vote électronique, nous vous recommandons toutefois de toujours privilégier la voie de la négociation. 

Les bénéfices du vote électronique

Le vote électronique lors des élections du CSE tend à convaincre de plus en plus. En effet, un sondage réalisé par la Boîte à Outils des RH auprès de 1200 professionnels RH a permis d’obtenir les résultats suivants : 

• 53 % des entreprises sont passées ou prévoient de passer au vote électronique ;
• 19 % ont opté pour un mode hybride, mêlant vote physique et vote électronique ; 
• Et 27 % préfèrent un mode mixte avec du vote physique et par correspondance.

Le vote électronique rencontre donc un réel succès. Du côté des électeurs comme des entreprises, cela tient à plusieurs raisons parmi lesquelles : 

• La souplesse ; 
• L’accompagnement dont bénéficie l’entreprise organisatrice des élections ; 
• La sécurisation du projet ; 
• Le gain de temps ; 
• Et enfin la simplification des procédures d’établissement des PV d’élection. 

La souplesse

Pour les électeurs, le vote électronique permet de voter de n’importe où dès lors que l’on a accès à un poste informatique et à une connexion internet. Plus accessible encore, il est désormais possible de voter depuis son smartphone ou sa tablette. C’est une solution particulièrement adaptée lorsqu’on dispose d’un personnel délocalisé comme le personnel de chantier ou bien des salariés en télétravail. Ces salariés ne sont plus contraints de se déplacer et chacun gagne alors en fluidité dans la gestion de son emploi du temps.

L’accompagnement pour l’entreprise organisatrice des élections

En faisant appel à un professionnel du vote électronique comme Gedivote, l’entreprise bénéficie d’un accompagnement de A à Z dans la mise en place du processus électoral. Mieux encore, elle peut se reposer sur lui pour réussir son projet d’élections du CSE.

La sécurisation du projet

L’organisation des élections professionnelles implique le respect d’un grand nombre d’échéances et de formalités qui peuvent invalider, le cas échéant, l’ensemble du processus électoral. Se faire accompagner par des professionnels des élections du CSE permet de sécuriser le déroulement du processus électoral du CSE et donc d’alléger la charge mentale des équipes RH qui ne sont plus obligées de tout vérifier point par point. 

Le gain de temps 

Du côté du salarié, le gain de temps est évident. En effet, ce dernier n’est pas tenu de se déplacer pour procéder au vote physique. En seulement quelques clics, il peut voter de façon sécurisée et sans perte de temps. 

Du côté de l’entreprise, le gain de temps est flagrant. Comme l’affirme Emmanuelle Chazal, juriste droit social chez Equans, le vote électronique a permis une harmonisation des pratiques autour du vote électronique. Cette harmonisation se révèle source de gains de temps qui vont permettre à chacun de justement “prendre le temps de réfléchir à son vote”. Le vote électronique permet aussi de gagner en simplicité tout au long du processus électoral. 

La simplification des procédures d’établissement des PV d’élection

Le choix d’une solution de vote par Internet comme Gedivote simplifie l’élaboration des PV d’élections. En effet, il peut s’agir d’une procédure fastidieuse pour des entreprises à l’organisation complexe. Les paramétrages réalisés en amont par l’éditeur de la solution sont particulièrement sécurisants pour l’entreprise. 

Sécurité : RGPD, CNIL et garanties techniques du vote par internet

Le vote par internet constitue une alternative intéressante pour les élections professionnelles. Cependant, la sécurité demeure un enjeu majeur pour garantir la confidentialité et la validité du scrutin.

Le respect du RGPD 

Le RGPD impose un certain nombre de règles destinées à préserver la sécurité des données traitées. La réglementation prévoit la tenue d’un registre de traitement des données. Par conséquent, il faudra s’assurer que le prestataire choisi respecte bien ces normes, à travers notamment la mise en place d’un espace sécurisé pour la transmission des données. 

CNIL et niveaux de risques

Dans sa dernière délibération de 2019, la CNIL identifie 3 niveaux de risque qui sont fonction des enjeux du scrutin. Des objectifs de sécurité sont à atteindre en conséquence.

Il appartient au responsable de traitement de déterminer son niveau de risque et de pouvoir justifier de ce choix auprès de l’expert indépendant. 

Garanties techniques du vote

Le vote électronique doit permettre le respect des grands principes du droit électoral : le secret du scrutin, le caractère personnel et libre du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection. 

Par conséquent, l’entreprise devra être particulièrement vigilante lors du choix du prestataire de vote. Pour évaluer le niveau du prestataire elle pourra notamment s’appuyer sur un rapport réalisé par un expert indépendant.

Déploiement du projet de vote électronique : processus et planning

Pour réussir le déploiement de votre projet électronique, voici les huit étapes clés à suivre. 

#1 — La préparation en amont 

Environ trois mois avant la date du scrutin, il est recommandé de faire appel à des prestataires pour vous accompagner sur toutes les phases de votre projet. N’hésitez pas à comparer plusieurs prestataires en tenant compte de leur réputation, de leur rigueur et de leur antériorité dans le domaine du vote électronique.

#2 — Les négociations préélectorales 

L’accompagnement du prestataire retenu commence dès cette phase. En règle générale, le prestataire mettra à votre disposition des trames d’accords d’entreprise ou bien des protocoles d’accord préélectoral. Ces documents sont élaborés et relus par des juristes en interne ou bien par un cabinet d’avocats spécialisé en droit social pour vous accompagner en toute sécurité juridique. 

#3 — L’intégration de vos données RH

La signature du protocole préélectoral définit les modalités d’organisation des élections. C’est après cela que vous allez intégrer les données relatives à vos électeurs et celles relatives à vos candidats. Pour cela, vous avez accès à un espace sécurisé qui vous garantit que les données sensibles comme l’appartenance syndicale ne sont pas partagées à des tiers. 

#4 — La phase de test

Au cours de cette phase, les candidats et l’entreprise peuvent tester le site, simuler des votes, vérifier les données, les professions de foi, etc.

#5 — Le scrutin blanc

Il s’agit d’une sorte de cérémonie préparatoire à l’ouverture du scrutin au cours de laquelle vous devrez convoquer les membres du bureau de vote. C’est aussi à ce moment-là que seront formés à la solution de vote les membres du bureau et que seront programmés l’ouverture et la fermeture automatique des bureaux de vote. 

#6 — L’ouverture automatique du scrutin

Après la phase de programmation, le scrutin peut s’ouvrir de façon automatique à la date et heure prévues. Il suffit alors aux électeurs de se connecter pour procéder avec leurs identifiants au vote électronique. 

#7 — La phase de dépouillement 

Dès que le scrutin est terminé, il vous faut réunir les membres du bureau de vote, les délégués de liste et toute autre partie intéressée afin de procéder au dépouillement.

#8 – La publication des résultats

Lors de cette dernière étape, les résultats sont communiqués aux parties intéressées et sont rendus publics conformément à la loi.

⚡ Notre solution coup de cœur

Gedivote est la solution clé en main pour réussir le déploiement du vote électronique dans votre entreprise.

La solution Gedivote est réputée sur le marché du vote électronique en France et pilote des projets d’une centaine d’électeurs à plusieurs dizaines de milliers de votants.

Simplifiez votre processus de vote en vous appuyant sur une équipe d’experts en conduite d’élections professionnelles.

👍 N’attendez plus pour mettre en place le vote électronique lors de vos prochaines élections du CSE

Un dernier mot

Le vote par internet est amené à rencontrer un succès grandissant. En effet, sa souplesse et sa simplicité en font un allié précieux pour les entreprises désireuses de gagner du temps sur le processus électoral. Cependant, la réussite du vote électronique dépend du choix du bon prestataire qui saura vous accompagner de façon complète et surtout sécurisée. À vos votes !