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Télétravail, Flex-office : le guide RH pour réussir la transition vers le travail hybride.

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Depuis peu, nous entendons beaucoup parler d’organisations qui passent au travail hybride ou au flex-office. Suite à la crise de la COVID-19, qui a forcé 44 % des travailleurs européens à rester à la maison pour télétravailler, ce nouveau paradigme de travail s’est très rapidement imposé comme un nouveau mode d’organisation pour les entreprises.

Cependant, les RH et les dirigeants défrichent le casse-tête du meilleur système de travail hybride pour leur entreprise, avec un modèle qui satisfasse à la fois les individus, les services informatiques, les syndicats et la gouvernance.

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Pourquoi la transition vers le travail hybride est-elle indispensable ?

En effet, le travail hybride, c’est-à-dire, une combinaison de travail au bureau et de télétravail, est devenu le mode de travail préféré des employés et des entreprises.

Neuf sociétés sur dix vont passer, si ce n’est déjà fait, au mode hybride du travail dans l’année. En France, 86 % des salariés pratiquant le télétravail aimeraient continuer à travailler à la maison au moins deux jours par semaine.

La possibilité d’éviter les inconvénients quotidiens du travail au bureau, tels que les allers-retours fatigants, pousse les employés à poursuivre le travail de chez eux. Plus de la moitié des employés (58%) dans le monde envisagent de quitter leur employeur actuel si celui-ci ne leur permet pas de télétravailler au moins quelques jours par semaine.

Le sans-bureau fixe, souvent nommé flex-office, est un résultat incontournable du télétravail. L’adoption du flex-office suite à l’implémentation des accords sur le télétravail permet aux entreprises de profiter plus largement de l’hybridation du travail.

Même si la propagation du flex-office n’est pas aussi rapide que celle du télétravail, les organisations pensent déjà à la mise en place d‘une nouvelle organisation du bureau. Effectivement, 44% des entreprises ont fait de la flexibilité immobilière une priorité en 2022.

La transition vers le travail hybride devient indispensable pour les entreprises qui veulent attirer et retenir les talents, rester compétitives sur le marché et faire des économies sur l’immobilier et les services correspondants.

Les avantages du travail hybride

Nous pouvons catégoriser les avantages du travail hybride en deux groupes : les avantages pour les collaborateurs et ceux pour les entreprises.

Les avantages pour les collaborateurs

Parmi les avantages principaux du travail hybride pour les employés, on peut recenser : moins de temps passé en trajet ou à se préparer pour le travail (s’habiller, se maquiller, préparer son sac, etc.), horaires flexibles, possibilité de travailler au calme, plus de temps disponible entre amis ou avec la famille et moins de réunions.

Cependant, les avantages du travail hybride diffèrent pas mal d’un groupe de salariés à l’autre. Par exemple, le temps consacré à se préparer pour le travail est généralement moins important pour les hommes que pour les femmes. Les collaborateurs avec enfants à la maison peuvent avoir plus de difficultés à travailler au calme à la maison que dans un open-space.

Les avantages pour les entreprises

Les entreprises bénéficient directement d’économies liées au travail hybride. Quelques jours de télétravail pour les salariés permettent aux organisations de mettre en place le flex-office en réduisant les espaces de travail et les coûts de maintenance, jusqu’à hauteur de 40%.

Par ailleurs, la plus grande autonomie des employés en mode hybride conduit à une productivité individuelle et une satisfaction du travail plus élevée.

Enfin, en permettant aux salariés de travailler à la maison régulièrement, les entreprises réduisent largement leur empreinte carbone.

Les risques liés au télétravail et au flex-office

Même si les bénéfices du télétravail et du flex-office sont nombreux, l’hybridation du travail n’est pas sans risque.

Le passage à l’organisation hybride n’est pas toujours facile. Comme phénomène plutôt récent, il nécessite des réflexions profondes de la part des RH et une phase d’expérimentation pour définir le modèle de travail hybride le plus efficace en évitant différents risques.

La perte des liens humains et l’impact sur l’intelligence collective

Le risque le plus important du télétravail réside dans la perte des liens humains entre collaborateurs. Dans la réalité du travail hybride, le lieu du lien, le bureau, n’existe plus comme avant et la distanciation relationnelle se répand largement.

Le manque de relations interpersonnelles et spontanées entre les collègues a un impact négatif sur l’intelligence collective et, par conséquent, sur la productivité des équipes.

Les risques psychosociaux du télétravail

Le télétravail peut aussi accroître les risques psychosociaux. La cause racine de ses risques est la perte de repères. Les horaires flexibles, les changements continus de lieux de travail, l’inexistence d’espace personnel au bureau sont les quelques conséquences du travail hybride qui ont mené à l’explosion totale du cadre formatif de chaque employé.

Par conséquent, les employés qui sont passés au travail hybride peuvent se sentir isolés, frustrés, ou même démotivés. Et cela entraîne une baisse de la productivité et de la satisfaction au travail.

Les risques sur la santé physique

Il y a aussi des risques sur la santé physique des collaborateurs qui pratiquent le télétravail et qui n’ont pas de poste de travail attitré. Les troubles musculo-squelettiques, comme le mal de dos, d’épaule ou de poignet, peuvent apparaître avec l’absence de réglage des équipements propres du travail (chaise, écran, etc.) au bureau ainsi qu’à la maison.

Aussi, dans ce contexte de télétravail et de flex-office, agir sur la santé au travail en favorisant, par exemple, l’activité physique des collaborateurs devient une des priorités majeures pour les RH.

Les risques liés aux inégalités professionnelles

Enfin, le passage au travail hybride développe de nouveaux risques liés aux inégalités professionnelles. Certains managers privilégient le présentéisme en fournissant plus d’opportunités aux employés qui sont plus souvent présents au bureau. Ceci accroît le gap d’inégalités pour les catégories de collaborateurs ayant une préférence pour le télétravail alors qu’elles font déjà partie des groupes discriminés (les femmes, les employés avec les enfants, les minorités et les collaborateurs handicapés).

Quel mode de travail hybride choisir ?

Il n’y a pas de règle d’or pour choisir le mode de travail hybride.

Le management de 68 % des organisations n’a toujours pas une vision précise, ni sur le modèle de travail hybride à mettre en place, ni sur la manière de le faire.

Généralement, les dirigeants prennent en compte les expériences déjà existantes de télétravail et de flex-office pour définir le modèle le mieux adapté à leur entreprise. Sinon, la décision peut être prise selon le feedback des salariés ou le benchmark de sociétés similaires.

Le plus important dans le choix du mode de travail hybride est la compréhension des besoins des différentes catégories de collaborateurs (salarié vs manager, comptable vs commercial, etc.) ainsi que la prise en compte de la culture de l’entreprise.

Un seul mode idéal de travail hybride pour toutes les entreprises ou tous les employés n’existe pas.

Les étapes clés dans la transition vers le travail hybride

Il est indispensable de bien planifier en amont la transition vers le travail hybride et de prendre le temps nécessaire pour transformer l’organisation existante sans la déséquilibrer.

Quel que soit le mode de travail hybride choisi, les organisations doivent passer par des étapes bien définies dans leurs transitions au travail hybride.

1- Définir un cadre pour le télétravail et flex-office

Avant de mettre en place un modèle de travail hybride, il faut parvenir à un accord sur la politique de télétravail et d’organisation du bureau.

La décision sur les modalités du télétravail doit prendre en compte les besoins des différents départements et des managers d’équipe, la culture d’entreprise et la stratégie globale de la direction. La difficulté sera de trouver un accord entre tous les acteurs du télétravail et les objectifs généraux de la société.

Le cadre du télétravail doit être formalisé par la rédaction de la Charte de Télétravail qui sera communiquée à tous les salariés.

Les accords sur la nouvelle organisation du bureau dépendent beaucoup de la nature des activités de l’entreprise et de sa stratégie immobilière.

Pour simplifier l’approche initiale d’hybridation, les RH et les managers peuvent se concentrer sur deux paramètres : le niveau de flexibilité des jours en télétravail et des bureaux.

Est-ce que les jours de télétravail sont fixes ou variables ? Est-ce que tous les employés ont le même nombre de jours de travail à distance ? Quelles sont les exceptions ? Y a-t-il une volonté de réduire les m2 du bureau ? Le flex-office peut-il être mis en place ? Si oui, pour quels types d’employés ?

2- Choisir et mettre en place les outils pour assurer la bonne gestion

Avoir une charte de télétravail et une nouvelle politique d’organisation du bureau est nécessaire mais pas suffisant pour passer au travail hybride.

Il est aussi indispensable d’effectuer le suivi des règles du télétravail au quotidien et de s’assurer que chaque salarié soit satisfait et équipé pour pouvoir travailler à distance.

Aujourd’hui, le marché propose différents logiciels de type SaaS pour les organisations hybrides comme Hubtobee par exemple. Provenant du monde du coworking, de la réservation de parking ou du SIRH, de nombreuses startups se lancent dans des solutions de gestion du travail hybride.

Alors, il n’est pas toujours facile de choisir un outil parmi tant d’autres, notamment quand l’équipe RH n’a pas forcément d’expérience forte dans la transition vers le cloud computing. Se poser les questions suivantes peut aider les DRH à faire les bons choix : l’outil s’intègre-t-il facilement dans l’environnement informatique et RH ? ​​Est-il sécurisé ? Puis-je analyser les données facilement ? Permet il de programmer toutes les modalités de télétravail ? Est-il simple d’utilisation ?

L‘entretien télétravail une fois par an entre le collaborateur et son manager est une obligation. 

Cet entretien permet de faire le point sur la satisfaction de chaque employé vis-à-vis du nouveau modèle de travail et de vérifier qu’il bénéficie de bonnes conditions pour télétravailler. Enfin, ce feedback précieux permettra au RH d’améliorer en continu le mode de travail hybride choisi.

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3- Adapter le style de management aux nouvelles réalités

Dans un contexte de travail hybride, le risque de surcharge et d’épuisement des managers augmente. Les managers sont obligés de trouver l’équilibre entre la coordination d’équipe et les suivis individuels, ainsi qu’entre le présentiel et le distanciel.

L’adoption des outils collaboratifs digitaux et la mise en place de réunions fixes d’équipe et individuelles permettent aux managers de créer une sorte de symbiose présentiel/distanciel et de réduire le temps dédié à l’organisation de la communication des collègues entre eux.

Cependant, les managers doivent aussi encourager les membres de leur équipe à se ressembler en présentiel afin de maintenir le lien social et cultiver l’intelligence collective.

Les solutions de gestion du travail hybride choisies par les RH doivent permettre aux managers de suivre la présence de leurs équipes au bureau et d’organiser facilement des jours de présence commune. Les événements de team building, les séminaires, les activités sportives proposés par l’entreprise peuvent aider à inciter les salariés à revenir au bureau et diminuer ainsi les risques liés au travail hybride.

Enfin, le travail hybride permet une plus grande responsabilisation des collaborateurs en leur offrant plus d’autonomie et en réduisant le micro-management, fréquent dans des organisations traditionnelles. Les managers doivent apprendre à faire confiance à leurs employés quand ils travaillent à distance, et à leur laisser suffisamment d’espace pour gérer les problèmes avec plus d’indépendance et pour prendre le lead sur différents sujets. 

Pour conclure

La transition vers le travail hybride est indispensable. Les salariés le réclament pour avoir un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée tout en gagnant en autonomie. Les entreprises en ont besoin pour attirer et garder les talents et pour rester concurrentielles.

Afin de passer au télétravail et ensuite, au flex-office, les organisations vont passer par trois étapes fondamentales : la définition d’un cadre de télétravail et d’une nouvelle stratégie immobilière, la mise en place d’outils collaboratifs dédiés à la gestion des co-présences et l’adoption du style managérial adéquat pour la nouvelle organisation du travail.

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