ChatGPT en pratique : élaborer son plan de développement des compétences grâce à l’IA

Alors que vous êtes sur le point d’élaborer votre plan de développement des compétences, la charge colossale de travail qui vous attend vous procure des sueurs froides. Sachez que nous compatissons ! Clé de voûte de la GEPP (gestion des emplois et des parcours professionnels en entreprise), cette mission RH passionnante n’en reste pas moins longue et chronophage. Pour cette raison, l’équipe de La Boîte à Outils des RH a souhaité vous faciliter la tâche 😉.

Peut-être avez-vous déjà cédé aux sirènes de ChatGPT ? Dans le cas contraire, nous vous conseillons vivement de l’envisager ! Un usage maîtrisé de cette intelligence artificielle promet un véritable gain de temps et d’efficacité. De quoi simplifier votre quotidien de professionnel RH. Vous pourrez d’ailleurs retrouver 10 utilisations de ChatGPT dédiées aux ressources humaines dans l’article introductif de notre série thématique autour de l’usage pratique de l’IA.

Capable, entre autres, de revêtir la casquette d’assistant de formation, ChatGPT peut vous seconder dans toutes les étapes du plan de développement des compétences (PDC). En outre, nous vous proposons de découvrir nos prompts ChatGPT clé en main afin de mener à bien cette phase essentielle de la formation professionnelle. À vous de jouer !

Plan de développement des compétences : de quoi s’agit-il ?

Depuis le 1er janvier 2019, date d’effectivité de la loi du 5 septembre 2018 pour « La liberté de choisir son avenir professionnel », toute entreprise a l’obligation légale de réévaluer chaque année ses besoins en formation. Un accord d’entreprise peut en revanche prévoir une fréquence moindre. La gestion des compétences reste indispensable pour persévérer la compétitivité d’une organisation. Elle permet à la fois d’assurer le maintien dans l’emploi des collaborateurs, d’orchestrer leur montée en compétences, et de les préparer à relever les futurs défis de l’entreprise.

La notion de « plan de développement des compétences » peut faire référence à l’outil de pilotage de la formation. Effectivement, ce tableau de bord a pour vocation de condenser l’ensemble des demandes de formation adressées par les managers, les salariés ou encore la direction. Il rassemble à la fois les vœux d’actions de formation collectives et individuelles, qu’elles soient obligatoires ou non obligatoires. Ce tableau de bord permet également de prioriser les actions de formation, de les arbitrer, de les budgétiser, mais aussi de suivre leur avancement.

De manière plus globale, le plan de développement des compétences définit l’ensemble des moyens déployés par l’employeur pour assurer la formation professionnelle de ses collaborateurs.

Utiliser ChatGPT à chaque étape du plan de développement des compétences

#1 — Identifier les besoins en formation grâce à l’IA

L’identification des besoins en formation reste une étape décisive dans la réussite de votre stratégie de gestion des compétences. En effet, le choix des futures actions de formation conditionnera l’atteinte des objectifs fixés par l’entreprise. Cela est possible grâce aux entretiens individuels. Vous pouvez d’ores et déjà solliciter votre nouvel assistant durant cette première phase pour :

1️⃣Analyser et synthétiser vos comptes rendus d’entretiens individuels et mettre en exergue les compétences clés à développer.

🔥Voici un prompt que vous pouvez utiliser :

« Dans le cadre de l’élaboration du plan de développement des compétences de mon entreprise, je dois identifier les besoins en formation des collaborateurs par le biais des comptes rendus d’entretiens professionnels et annuels. J’aimerais que tu analyses et synthétises les comptes rendus d’entretiens ci-dessous et que tu mettes en lumière les compétences professionnelles à développer : [compte rendu de l’entretien professionnel] [compte rendu de l’entretien annuel]. »

2️⃣Suggérer des actions de formation individuelles et collectives qui prennent en compte la stratégie de l’entreprise.

🔥Voici un prompt que vous pouvez utiliser :

« Maintenant, propose-moi des actions de formation individuelles et collectives cohérentes vis-à-vis des compétences professionnelles à développer que tu as pu identifier. Elles doivent être en adéquation avec [stratégie de l’entreprise]. »

✨Besoin d’un petit coup de pouce pour préparer au mieux vos entretiens individuels ? N’hésitez pas à télécharger notre trame d’entretien annuel, ainsi que notre trame d’entretien professionnel et son bilan à 6 ans.

#2 — Arbitrer les demandes de formation non obligatoires grâce à l’IA

Procéder à l’arbitrage des demandes de formation non obligatoires reste indispensable si l’on veut respecter le budget alloué. Cela nécessite de définir des critères de sélection qui permettront de dresser un ordre de priorité. Pour cela, vous pouvez confier à votre assistant IA la gestion du classement des demandes de formation les plus pertinentes vis-à-vis des ambitions et de la stratégie de votre entreprise, des écarts de compétences constatés, ou de la date de la dernière formation des collaborateurs…

🔥Voici un prompt que vous pouvez utiliser :

« Dans le cadre de l’élaboration du plan de développement des compétences de mon entreprise, je dispose d’un budget global de [montant total du budget formation]. Par conséquent, je dois arbitrer les demandes de formation suivantes : [liste des actions de formation et de leurs tarifs]. En tenant compte de la stratégie de mon entreprise qui tend vers [mentionner les grands axes de la stratégie] et que les compétences à renforcer en priorité sont [liste des compétences prioritaires], propose moi un classement des formations à retenir tout en respectant le budget alloué. »

À noter que ChatGPT est en mesure d’identifier les écarts de compétences. Pour cela, il suffit de lui demander de croiser les données chiffrées relatives aux objectifs de performances avec les données de performance effective des collaborateurs.

📢 À travers sa charte de confidentialité, ChatGPT s’engage à « protéger les données des personnes » et à « ne pas les partager avec des tiers ». Pour autant, ChatGPT, Microsoft et OpenAI exigent de leurs collaborateurs qu’ils ne diffusent pas d’informations sensibles sur le Chatbot ! De quoi nous inciter à rester vigilants. Le caractère conversationnel plutôt sympathique de l’IA ne doit pas nous faire baisser la garde. Il vous appartient par conséquent d’évaluer en bonne intelligence ce que vous souhaitez ou non lui divulguer.

#3 — Planifier la mise en œuvre du plan de développement des compétences grâce à l’IA

ChatGPT reste un excellent assistant de planification temporelle. Après avoir procédé à la sélection des actions de formation, il faut dorénavant programmer la mise en œuvre du plan de développement des compétences. L’IA peut générer un rétroplanning vous permettant de gagner en visibilité sur le temps imparti pour chaque étape à venir. Pour cela, vous devez renseigner un maximum d’informations concernant les actions de formation (intitulé, dates de début et de fin de session…). Mais également préciser l’étape à laquelle vous êtes et celles qui vous attendent (communication interne, inscriptions, logistique). Il vous recommandera alors un calendrier réaliste qui vous permettra de vous projeter et d’organiser le déploiement des actions de formation.

🔥Voici un prompt que vous pouvez utiliser :

« Dans le cadre de la mise en œuvre du plan de développement des compétences de mon entreprise, propose-moi un calendrier rétroplanning. Nous sommes le [date du jour]. Je viens de finaliser l’étape [étape à laquelle vous êtes]. Avant que chaque action de formation ait lieu, il me reste à [lister les étapes à venir et la durée estimée pour chacune d’entre elles]. Les actions de formation sont [liste des actions de formation, date de début et de fin]. Tu dois prendre en compte [mentionner les échéances et les priorités particulières à respecter]. »

Avec un plan d’action aussi détaillé, impossible de ne pas réussir son plan de développement des compétences !

#4 — Sensibiliser à l’importance de la formation professionnelle en entreprise et communiquer les informations pratiques grâce à l’IA

Le processus d’élaboration du plan de développement des compétences comprend plusieurs phases de communication à destination des salariés :

1️⃣ Les informer de l’organisation à venir du plan de développement des compétences. Les sensibiliser aux enjeux de la formation professionnelle, tant sur le plan du développement professionnel individuel que sur l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

2️⃣ Les impliquer dans le recueil des besoins en formation (cf #1)

3️⃣ Leur adresser un feedback de validation avant la confirmation d’inscription à la formation retenue, accompagnée de toutes les informations pratiques (programme de formation, objectifs de formation, lieu, dates, durée…)

4️⃣Les solliciter dans le cadre de l’évaluation de l’action de formation (cf #6)

Concentrons-nous ici sur les points 1 et 3. ChatGPT peut générer des communications claires et persuasives dans l’optique de sensibiliser et d’informer les salariés.

Prenons l’exemple de la rédaction d’un mail détaillé qui a pour objectif de notifier les salariés du lancement prochain du plan de développement des compétences.

🔥Voici un prompt que vous pouvez utiliser :

« Dans le cadre de l’élaboration du plan de développement des compétences, je souhaite adresser une communication officielle à l’intention de tous les collaborateurs. Rédige moi un corps de mail qui les informe de cette démarche, qui leur explique en quoi consiste le plan de développement des compétences, et qui les sensibilise à l’importance de la formation professionnelle. »

Comme toute suggestion ChatGPT, il s’agit d’une base à adapter et à personnaliser en fonction de vos besoins et spécificités ! Il est clair qu’aucune version fournie par l’IA ne peut être exploitée en l’état.

#5 — Mettre en œuvre le plan de développement des compétences grâce à l’IA

Il vous appartient de solliciter ChatGPT durant toute la mise en œuvre du plan de développement des compétences. Il pourra vous donner de précieux conseils pour optimiser le déploiement du plan de manière efficace, tant d’un point de vue logistique que communicationnel. En outre, il peut vous octroyer des pistes pour accroître la motivation et l’engagement des employés dans ce processus de formation. En résumé, dès que vous posez une question, n’hésitez pas à la lui soumettre. La qualité de ses réponses pourrait vous surprendre 😉.

📢 Ne négligez pas la richesse des interactions avec vos collègues ! ChatGPT n’a pas vocation à remplacer l’humain. Rien ne vaut les compétences et l’expertise des membres de votre équipe.

#6 — Suivre l’état d’avancement de l’action de formation grâce à l’IA

Mettre en place un suivi de qualité est essentiel pour mener à bien votre plan de développement des compétences en toute sérénité. Erreurs et oublis minimisés + délais respectés = satisfaction collaborateurs assurée ! Votre assistant de formation peut vous aider à :

choisir vos outils de suivi ;
créer la trame de ces outils ;
identifier les indicateurs pertinents…

🔥Voici un prompt que vous pouvez utiliser :

« Propose-moi la trame du tableau de bord qui me permettra de suivre l’avancement de l’arbitrage et du déploiement des actions de formations dans le cadre du plan de développement des compétences de mon entreprise. Celui-ci devra intégrer : l’intitulé de la formation, son arbitrage, les nom et prénom du collaborateur, la date de début, la date de fin de la formation, les ressources budgétaires allouées. N’hésite pas à me suggérer d’autres colonnes pertinentes. »

À travers la réponse de ChatGPT, on remarque qu’il colle parfaitement à la demande initiale, qu’il prend des initiatives et demeure force de proposition. En somme, il conjugue toutes les conditions requises pour créer un outil adapté à vos besoins, complet et performant.

#7 — Évaluer et améliorer l’action de formation grâce à l’IA

On pourrait croire que le rôle du professionnel RH en charge du PDC se termine en même temps que l’action de formation. Pourtant, lorsque celle-ci touche à sa fin, il reste à l’évaluer. Il peut s’agir d’apprécier la complétude des modules de formation, l’atteinte des objectifs, la qualité des échanges avec le formateur, le mode d’apprentissage… Dans une logique d’amélioration continue de la formation professionnelle et de l’expérience collaborateur, cette étape s’avère indispensable. L’identification des aspects positifs et négatifs de l’action de formation rend possible la définition des axes d’amélioration pour les années à venir.

Pour cela, il convient de solliciter les salariés ayant bénéficié du PDC. ChatGPT peut alors élaborer un questionnaire d’évaluation. Votre assistant IA peut également analyser les résultats de cette enquête et vous aider à identifier les axes d’amélioration.

🔥Voici un prompt que vous pouvez utiliser :

« Dans le cadre du plan de développement des compétences de mon entreprise, les salariés ont pu participer à une action de formation. Propose-moi une trame de questionnaire d’évaluation de l’action de formation qui me permettra de recueillir leurs impressions et avis sur les différents aspects de la formation suivie. Ce questionnaire s’inscrit dans une logique d’amélioration continue de la qualité de la formation professionnelle. Par conséquent, les questions doivent être les plus exhaustives possible. »

Voici un aperçu de la première partie de la réponse de ChatGPT à ce prompt :

Vous pouvez tout à fait lui préciser d’intégrer une méthode d’évaluation chiffrée qui faciliterait le traitement global des réponses (ex. échelle de 1 à 5).

✨Vous pouvez également retrouver le questionnaire d’évaluation à chaud et le questionnaire d’évaluation à froid de la Boîte à Outils des RH !

Conclusion

C’est déjà la fin ! Si ce format pratique vous a plu, n’hésitez pas à consulter l’intégralité de notre série « ChatGPT Pratique ». Votre assistant digital pourra notamment vous seconder dans l’élaboration de votre politique de diversité, ou encore dans la rédaction de vos offres d’emploi. Restez connecté, d’autres articles RH sur l’intelligence artificielle arrivent bientôt !